Со вступлением в силу 54-ФЗ и онлайн-ККТ “хозяйки кассы” избавились от некоторой бумажной работы. В статье объясним, нужен ли журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы в 2018 году, и расскажем о тех документах, которые не были отменены для заполнения.

Журнал кассира-операциониста для онлайн-кассы в 2018: нужен или нет

Внедряя онлайн-ККТ, некоторые сотрудники магазинов по привычке все еще пишут цифры от руки в журнале кассира-операциониста. Остальная часть работников отказались от его заполнения. Кто прав? Нужен ли журнал кассира-операциониста в 2018 году при онлайн-кассе?

Правы те, кто сейчас перестал вносить цифры. Эта обязанность отпала после внедрения онлайн-ККТ. Устройства через интернет и так передают всю важную информацию о поступлении денег на счет фирмы.

Профессиональная автоматизация товароучета в рознице. Наведите порядок в вашем магазине

Возьмите под контроль продажи и отслеживайте показатели по кассирам, точкам и организациям в реальном времени из любого удобного места, где есть интернет. Формируйте потребности точек и закуп товаров в 3 клика, печатайте этикетки и ценники со штрих кодом упрощая жизнь себе и своим сотрудникам. Формируйте базу клиентов с помощью готовой системы лояльности, используйте гибкую систему скидок для привлечения клиентов в не пиковые часы. Работайте как большой магазин, но без затрат на специалистов и серверное оборудование уже сегодня, начиная зарабатывать больше уже завтра.

Почему не нужен журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе в 2018 году

Почему решили отказаться от журнала кассира-операциониста после внедрения онлайн-касс, объяснили в Минфине больше года назад. В частности, доводы озвучены в письме от 04.04.2017 № 03-01-15/19821.

Основная функция журнала кассира-операциониста (форма КМ4) - отражать расходные и приходные наличные операции. То есть работник магазина должен был в журнале кассира писать цифры по выручке:

показания кассы при открытии смены;

показания по окончании работы;

выручку за день.

В журнале подводились итоги по кассе: наличные и безналичные расчеты, возвраты покупок.

Когда в компанию приходила проверка ФНС, налоговики требовали журнал кассира-операциониста, чтобы посмотреть сведения об операциях с наличными деньгами.

Новый тип кассовых аппаратов, который называется онлайн-кассой, кроме распечатки чеков имеет функцию информирования налоговиков о продажах в режиме реального времени. Заполнение журнала кассира-операциониста при онлайн-кассе не предусмотрено.

Специальная программа для онлайн-кассы не только уменьшает бумажную работу для кассира, но и помогает анализировать потребительское поведение, вести учет реализаций и работать с акциями. Она подскажет те товары, которые пользуются наибольшим спросом. А на те, что залежались на полках, предложит сделать скидки.

Что заменяет в 2018 году журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе

После внедрения онлайн-касс не только журнал кассира-операциониста при онлайн-кассе оказался не нужен. В 2018 году не нужны:

справка кассира операциониста: для онлайн кассы отправить цифры о выручке налоговикам - дело двух секунд (КМ6);

все формы, связанные со снятием показаний кассового аппарата (КМ1, КМ2, КМ7);

акт возврата денег покупателю (КМ3);

акт о проверке наличных денег в кассе (КМ9) ;

журнал вызовов техспециалистов (КМ8).

Есть ли документы, заменяющие отмененные при онлайн-кассах формы?

Как таковых документов, которые могут заменить, например, журнал кассира-операциониста нет. Все задачи по информированию налоговиков об операциях выполняет онлайн-касса. Однако требования заполнять некоторые бумажные документы остались. Речь идет о:

кассовой книге;

ПКО и РКО (ордер прихода и ордер расхода).

Кассовая книга является необходимым атрибутом только для фирм - предпринимателям разрешается с ней не работать.

Кассовая книга и другие требуемые документы для ООО при онлайн-кассах

Рассмотрим, как в 2018 году вести книгу кассира операциониста 2018. Онлайн-кассы не избавили от этой обязанности.

Книга необходима, даже если магазин после смены сразу отдает наличку в банк.

У фирмы должно быть столько книг, сколько у нее департаментов. Причем неважно, есть ли у филиала банковский расчетный счет, или нет. Заполняется книга в бухгалтерии. Основанием для внесения информации в кассовую книгу являются отчеты о закрытии смены онлайн-кассы.

Комплексная автоматизация торговли при минимуме затрат

Берем обычный компьютер, подключаем любой фискальный регистратор и устанавливаем приложение Бизнес Ру Касса. В итоге получаем экономичный аналог POS-терминала как в большом магазине со всеми его функциями. Заводим товары с ценами в облачный сервис Бизнес.Ру и начинаем работать. На все про все - максимум 1 час и 15-20 тыс. руб. за фискальный регистратор.

Кассовая книга и ее отличия от журнала кассира-операциониста

В кассовой книге отражаются полученные и отданные деньги. Это и доход компании, и выдача денег, и инкассация или самостоятельная отправка средств в банк.

В 2018 году книга кассира-операциониста ведется несмотря на внедрение онлайн-кассы по специально утвержденной форме KO-4 (принята постановлением 88 от 18 авг. 1998).

Ежегодно в фирме заводят новую кассовую книгу. После окончания года она не выбрасывается, а хранится в архиве компании следующие пять лет. За это время налоговики могут попросить ее проверить, и если обнаружат ошибки, будет назначен штраф.

Выглядит обложка кассовой книги как на рисунке:

В книге кассира-операциониста при онлайн-кассе пишется то же самое, что и до эпохи внедрения 54-ФЗ. А именно:

дата заполнения (когда пришли или ушли деньги);

номер листа (они нумеруются, сшиваются и закрепляются в книге в первый рабочий день года);

номер документа (имеется в виду ордер);

кто дал денег или кому была сделана выплата;

номер счета;

приход и расход (суммы по ордерам);

итоговое количество (в деньгах).

Все это следует указать на двух практически одинаковых листах. Вкладной - остается в книге кассира, а отчет необходимо вырезать из нее и приложить к ордерам, храня вместе с ними.

Главный бухгалтер сверяет деньги, указанные в кассовой книге, с реальной суммой в кассе. Если все правильно, он подписывает документ.

В России разрешено иметь кассовую книгу в бумажном (от руки или в распечатках) или цифровом формате (с помощью ПО типа “Налогоплательщик ЮЛ” от ФНС).

Бумажная форма книги кассира-операциониста для онлайн-кассы разрешена в 2018 году. Она ведется в течение всего времени работы: можно делать несколько записей в день. При ошибках в нее разрешено вносить изменения (через зачеркивание, а не с помощью “замазки”) - за подписью главного бухгалтера или руководителя организации.

С кассира обязательно надо потребовать написать объяснительную с указанием причины ошибки. Она может понадобиться, если при проверке налоговики придерутся к исправлениям.

В бумажном варианте разрешено писать только ручкой - никаких пометок карандашом.

Электронный тип кассовой книги возможен только при использовании электронной подписи (созданной по всем нормам 63-ФЗ). Ошибаться в ней нельзя - ошибки не исправишь. Заполнять необходимо только раз в сутки, фиксируя все проводки наличных средств за один раз.

Повысьте эффективность работы магазина за 1 месяц

Сервис позволит повысить эффективность работы магазина за счет сокращения потерь товарных остатков, значительно ускорить процесс переоценок, печати ценников/этикеток, строго дисциплинировать работу кассира и ограничить его возможности при работе с скидками/продажами по свободной цене.

Приходный и расходный кассовые ордера

Введение онлайн-касс не избавляет кассиров от выписывания приходного и расходного кассового ордера.

Подтверждать данные расходного ордера при онлайн-кассе будет отчет о закрытии смены, который выдает ККТ. По сути, это то же самое, что Z-отчет, который выдавали старые кассы, оснащенные электронной защищенной лентой.

Приходный ордер нужно выписывать, когда фирма получает наличные деньги в кассу. Выглядит он таким образом:

Делать правки в приходном и расходном ордерах нельзя. Эти документы с исправлениями являются недействительными.

Ордера можно вести в бумажном виде, но проще заполнять в электронном. Это разрешается налоговой.

Цифровой вариант намного удобнее. Большинство товароучетных программ, например, облачный сервис “Бизнес.Ру”, поддерживают заполнение бланков расходных и приходных ордеров в цифровом виде.

Штрафы за неправильное ведение кассовой книги при онлайн-кассе

Отсутствие кассовой книги наказывается по пункту 1 статьи 15.1 КоАП. Предусмотрен штраф от 40 тысяч рублей, который накладывается на компанию.

Должностное лицо (бухгалтер или директор) также может быть оштрафовано. Штраф не выше 5 тысяч рублей.

Главная → Документы →

Порядок ведения кассовой книги для ИП

Предпринимательская деятельность ИП зачастую осуществляется с использование безналичного расчета, но многие индивидуальные предприниматели используют и наличные денежные средства. При наличных расчетах индивидуальный предприниматель до 2014 года на всех режимах налогообложения должен был вести кассовую книгу.

С марта 2014 года, после того как 11.03.2014 года, вышло Указание Банка России № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», В п.4.6 Указания ЦБ РФ № 3210 сказано: «Если индивидуальные предприниматели, в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах, ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовая книга 0310004 ими может не вестись.»

Тем не менее, в результате отказа от ведения кассовой книги и от оформления приходных и расходных кассовых ордеров, ИП попадает в условия, при которых затруднительно контролировать деятельность наемных сотрудников, принимающих и выдающих наличные денежные средства. ИП лишается официального подтверждения выдачи и приема наличных. Поэтому если работу с наличными осуществляет не ИП, а кассир, то отказываться от кассовых документов нецелесообразно.

О том, что такое кассовая книга для ИП и об особенностях ее ведения и заполнения в 2019 году, пойдет речь в этой статье.

Что такое кассовая книга?

Кассовая книга — это специальный журнал, в который вносятся данные обо всех проведенных операциях с наличными денежными средствами. Кассовая книга входит в перечень документов бухгалтерской отчетности.

Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН).

Постановлением Госкомстата утверждена унифицированная форма кассовой книги. Форма называется КО-4 .

Грамотное ведение кассовой книги имеет очень важное значение. Органы контроля часто проверяют этот документ у ИП. Неправильное ведение книги грозит штрафами. Т.е. за неведение кассовый книги, при выплате зарплаты на банковские карты, не несет ответственность, но если ИП ведет кассовую книгу, то он обязан соблюдать все требования законодательства при оформлении кассовой книги и кассовых документах - приходных и расходных ордерах.

Кассовая книга для ИП ведется с начала календарного года и до его окончания. Она представляет собой журнал, состоящий из пятидесяти (или ста) страниц.

На титульном листе кассовой книги указывается срок ее действия. В случае если книга закончилась до окончания календарного года, а год продолжается, то заводится еще одна книга, в которой продолжаются записи в хронологическом порядке. На второй книге также указывается дата начала ее ведения и дата окончания книги. Это дает возможность определить последовательность кассовых книг.

Предыдущее указание ЦБ РФ № 373 П, требовало чтобы все листы кассовой книги были пронумерованы, прошиты и скреплены подписью и печатью ответственного лица. Новое указание ЦБ РФ 3210-У, актуальное на сегодняшний день, отменяет эти требования. Т.е. Вы можете, так же как и ранее нумеровать, прошивать и т.к., но если делать этого не будете, то нарушением это являться не будет.

Лимит денежных средств в кассе ИП может не устанавливать. Если ИП ведет кассовую книгу, то при оформлении БСО, выручка в кассу вводится одним приходным ордером, на общую сумму оформленных БСО за рабочий день.

Как правило, индивидуальные предприниматели покупают готовую кассовую книгу (с расчерченными графами и столбцами), отпечатанную типографским способом.

Кто ведет кассовую книгу ИП?

В общем случае кассовую книгу должен вести кассир. Он принимает деньги и вносит соответствующую запись в журнал. Кассир ставит свою подпись под заполненными листами кассовой книги. По окончании рабочего дня кассир передает остаток денежных средств в бухгалтерию. Помимо этого кассир отдает все первичные документы, а именно: расходные и приходные ордера. После этого бухгалтер подписывает лист из журнала. При отсутствии главного бухгалтера, свою подпись ставит руководитель предприятия. Эта процедура является ежедневной.

Для индивидуальных предпринимателей вышеупомянутая процедура немного иная. Многие ИП работают самостоятельно, без наемных работников, а значит — у них нет главного бухгалтера. В этой ситуации для того чтобы провести кассовые операции требуется сотрудник, ознакомленный под роспись со своими должностными обязанностями и правами. Такую процедуру индивидуальный предприниматель может проводить и лично.

Как правильно заполнять кассовую книгу

На титульном листе кассовой книги должна быть следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации (если это юридическое лицо);
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя (если это ИП);
• период времени, на который она заводится (год или конкретная дата, в случае, если книг несколько);
• ОКПО;
• если речь идет о подразделении — наименование подразделения.

В готовую форму кассовой книги вносятся записи (приходные и расходные). Операции, произведенные за одни сутки, вносят на одну страницу журнала.

По истечении рабочего дня подводят итог и выводят остаток. Все записи, внесенные в кассовую книгу, подтверждаются отчетом кассира (или лица, которое занимается приемом наличных денежных средств). Как уже упоминалось выше, далее все полученные деньги передаются в бухгалтерию.

Теперь рассмотрим более подробно внешний вид листа кассовой книги. Каждый лист журнала содержит две части (с линией отрыва):

1. Страница книги с данными о проведенных денежных операциях.
2. Отчет кассира о проведенных денежных операциях.

Для удобства можно согнуть лист кассовой книги по линии отрыва и заполнять при помощи копировальной бумаги две части одновременно.

Вкладной лист журнала заполняется шариковой ручкой, на отрывной части копируется та же запись.

Лист разрезается по намеченной линии и первая часть должна быть подшита. Первичный документ прилагается к отчету кассира.

Остановимся более детально на графах кассовой книги.

Вверху страницы кассовой книги должна содержаться следующая информация:

• дата, месяц и год;
• номер листа журнала.

В соответствии с инструкцией по заполнению кассовой книги, следует:

1. Заполнить графу «Остаток на начало дня» (с указанием суммы, которая осталась в кассе на начало дня). Сумма остатка переносится из предыдущей страницы — из графы «Остаток на конец дня».
2. Порядковый номер кассового ордера заносится в графу под названием «Номер документа».
3. В следующей графе указываются данные, от кого получен и кому выдан документ. Здесь вносится информация о физ. лице (его ФИО) или юр. лице (его наименование).
4. В графах «Приход» и «Расход» ставится сумма денежных средств цифрами в рублях и через запятую указываются копейки.
5. Графа «Перенос» содержит информацию о сумме всех операций, которые были записаны в предыдущих строках.
6. В графе «Итого за день» подсчитывается сумма (отдельно — полученные средства и выданные средства).
7. Графа «Остаток на конец дня»: необходимо сложить все наличные средства (с учетом остатка с предыдущего дня и с теми, которые прибыли) и отнять выданные деньги.

Обратите внимание, что сумма денежных средств, которая указывается в кассовой книге, должна совпадать с фактическим остатком в кассе.

Буква «Z» проставляется в незаполненных строках.

В конце страницы указываются фамилии кассира и бухгалтера и ставятся их подписи. Обязательно прописывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если за день операции по наличному расчету не производились, то в кассовую книгу заносится остаток на конец дня без изменений.

Исправления в кассовой книге для ИП

Теперь рассмотрим, что делать, если в кассовой книге была допущена ошибка. Если в журнале была описка, ее можно исправить. Нельзя исправлять ошибки в кассовой книге при помощи лезвия, штриха или вырывания страницы с ошибкой. Допускается аккуратное перечеркивание неправильных данных. Рядом необходимо вписать правильные сведения.

Исправленные ошибки должны заверяться двумя подписями — кассира и главного бухгалтера.

Если была допущена ошибка, лист ни в коем случае нельзя вырывать! Кассир обязан написать об ошибке главному бухгалтеру в форме заявления.

Порядок и срок хранения кассовых документов с марта 2014 года определяет руководитель организации. Для этого ИП издает соответствующий Приказ.

ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Автоматизированный способ ведения кассовой книги в электронном формате возможен в двух вариантах:

1. Ведение кассовой книги в электронном виде с переносом на бумажные носители
2. Ведение кассовой книги в электронном формате с электронно-цифровой подписью.

В первом варианте ведение кассовой книги практически не отличается от обычного порядка. Ее заполняет кассир, руководствуясь указанием Банка России от 11.03.14 № 3210-У. В течение дня по мере поступления или выдачи денег кассир заполняет кассовую книгу. В конце дня заполненные листы кассовой книги необходимо распечатать и предоставить на подпись бухгалтеру вместе с приходными и расходными ордерами. Нумерация листов кассовой книги должна быть сквозной с начала ее ведения, т.е. с начала календарного года. В конце года кассовую книгу необходимо прошить, скрепить подписью и при наличии печати поставить печать.

При втором варианте ведения кассовой книги - в электронном формате с электронно-цифровой подписью, необходимо совершить следующие действия:

• обеспечить защиту информации в кассовой книге от доступа третьих лиц с помощью пароля;
• обеспечить защиту информации в кассовой книге от потерь и искажений с помощью использования резервного накопителя или сохранения книги на сервере;
• обеспечить электронной подписью работника, отвечающего за ведение кассовой книги в электронном формате. Электронная подпись к кассовой книге оформляется согласно Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011 года.

После того как ответственное лицо подписало книгу, исправления в ней не допускаются.

При выполнении вышеперечисленных действий электронный формат кассовой книги приравнивается к бумажному варианту и не требует распечатки.

Обновлено в соответствии с нормами действующего законодательства 23.02.2019

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Уважаемые читатели! Материалы сайта сайт посвящены типовым способам решения налоговых и юридических вопросов, но каждый случай уникален.

Если вы хотите узнать, как решить именно ваш вопрос - обращайтесь в форму онлайн консультанта . Это быстро и бесплатно! Также вы можете проконсультироваться по телефонам: МСК +7 499 938 52 26. СПБ +7 812 467 34 29. Регионы - 8 800 350 84 13 доб. 257

Комментарии

"Нужно отметить, что начиная с 2014 года ИП, которые ведут книгу учета доходов и расходов, освобождаются от обязательства оформлять кассовые ордеры." Вообще-то с 1 июня 2014 года Аффтар жжёт: "Книгу обязаны вести все индивидуальные предприниматели, даже те, которые находятся на упрощенной системе налогообложения (УСН)." Внимательно читайте документы п 4.6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 N 3210-У

Николай, спасибо за отзыв. Вы абсолютно правы. Видимо, в какой-то момент в связи с изменениями законодательства и невнимательным редактированием статьи ее автором произошла эта несостыковка. Сейчас отредактировали материал в соответствии с действующим законодательством.

Привет. У меня ИП на ЕНВД, только что закончилось ЭКЛЗ на кассовом аппарате и я решил работать без него, т.к. возможно с нового года нужно будет думать о каких-то ККМ с Интернетом. Раньше я вел журнал кассира операциониста, выписывал приходник и заполнял кассовую книгу, выписывал расходник (под отчет). Что делать теперь? Так, что бы по проще, но по правилам? Нужно ли продолжать вести кассовую книгу?

Вячеслав, ИП на ЕНВД освобождается от обязательного применения кассового аппарата, при условии оформления БСО клиентам или покупателям. Конечно это упрощает ведение документации и снижает расходы. Порядок использования бланков строгой отчетности утвержден в Положении, утвержденном постановлением Правительства РФ от 06 мая 2008 года №359. С 01.06.2014 года, Кассовая книга для ИП не обязательна, но Вы можете ее вести, для четкой работы, тем более от утверждения и соблюдения лимита кассы ИП освобождены. О бланках БСО можно прочитать на нашем сайте в разделе "Учет бланков строгой отчетности".

Скажите, а если ИП только открылось, продаж пока не было ни одной. Нужно ли вести кассовую книгу в эти дни, или ждать первой продажи? У меня ИП на УСН, есть кассовый аппарат. Дата начала книги на первой странице еще пока не вписана. Наемных работников нет.

Ольга, кассовую книгу и соответствующие документы к ней, с 2014 года могут не индивидуальные предприниматели на УСН которые не выдают зарплату наемным работникам наличными.
Т.е. в Вашем случае ведение кассовой книге не обязанность, а право. Если нет движения наличных денежных средств, то книгу не заполняете.
А вот при применении кассового аппарата, обязательным является ведение журнала кассира- операциониста и журнала учета вызова технических специалистов.
Кассовый аппарат должен быть зарегистрирован в налоговой инспекции.
Перечень документов для регистрации кассового аппарата:
Заявление установленного образца (для организаций печать обязательна для ИП нет).
Документы на приобретение ККМ: кассовый и товарный чеки или кассовый чек, накладная, счет-фактура или платежное поручение, накладная, счет-фактура.
Формуляр (технический паспорт) ККМ с отметкой центра технического обслуживания (ЦТО) о вводе ККМ в эксплуатацию, об установленных голограммах - средствах визуального контроля (СВК).
Паспорт версии модели ККМ и дополнительного листа к паспорту версии и (и их копии).
Договор (и копия) с ЦТО на техническое обслуживание ККМ.
Журнал кассира- операциониста по форме КМ-4 прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8, прошнурованный, пронумерованный, заверенный печатью предприятия и подписью руководителя.
Свидетельство о постановке ИП на налоговый учет- ИНН(оригинал и копия)
Свидетельство о государственной регистрации - ОГРН (оригинал и копия)
Договор аренды на место установки ККМ(оригинал и копия)
Для ввода в эксплуатацию в ИМНС наличие кассового аппарата обязательно!

Наталья, спасибо большое за ответ. Вы правы, у меня не кассовая книга, а журнал кассира-операциониста. Форма км-4. Я не поняла сразу, что это разные вещи. Вот его нужно заполнять, если не было еще ни одной продажи? Кстати, у меня уже все зарегистрировано.

Ольга, журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Наталья подскажите, пожалуйста. Если не ведется касса, но есть кассовый аппарат и заполняется журнал кассира -операциониста, то нужно ли составлять отчет кассира-операциониста, на основании которого деньги вносятся в кассу, которая не ведется?

Светлана, добрый день. Насколько я поняла Вы не ведете кассовую книгу и не заполняете приходно-расходные ордера. С 2014 года ИП могут это себе позволить. Вы используете кассовый аппарат, следовательно, Вы должны составлять следующие документы:

1. Акт о переводе показаний со счетчиков – составляется в случае, если новый аппарат был введен в действие (форма КМ-1).
2. Акт о снятии показаний – если аппарат подлежит ремонту (форма КМ-2).
3. Акт возврата денег - если происходит возвращение денежных средств по ошибочным чекам (форма КМ-3).
4. Журнал кассира (форма КМ-4).
5. Отчет кассира (форма КМ -6).
6. Показания счетчиков (форма КМ-7) – является приложением к КМ-6 .
7. Журнал вызова специалистов ЦТО (форма КМ- 8).
8. Акт проверки наличности – составляется в случае внеплановой проверки ФНС (форма КМ-9).

Субъекты предпринимательства, применяющие контрольно-кассовую технику, должны регистрировать выручку, полученную с их использованием, в журнале кассира-операциониста. Его правильное оформление и регулярность применения проверяют не только уполномоченные специалисты на предприятии, но и налоговые органы.

Журнал кассира-операциониста - это специальный регистр, который составляется по типовой унифицированной форме КМ-4, и служит для фиксации поступления и сдачи выручки фирмы, а также для отражения контрольных показателей отчетов.

Он составляется на каждый кассовый аппарат. Его ведение поручается уполномоченным должностным лицам (кассирам), которые регулярно должны снимать соответствующие счетные показатели и записывать их в нем.

О тчет кассира операциониста существует в нескольких видах. В регистре отражается только итоговый за день или смену, который называется z-отчетом.

Впервые журнал кассира операциониста км 4 заводится в момент регистрации нового ККА. Эту книгу можно приобрести в типографии.Ее необходимо пронумеровать, прошнуровать, скрепить печатью и визой руководителя. После этого он вместе с карточкой ККТ подается в налоговую, где ее работники отмечают на нем присвоенный ими номер, и проставляют печати и подписи.

Журнал ведется до того момента, пока последняя его строка не будет заполнена. Как только он заканчивается, организация должна оформить новый регистр, при этом в инспекцию по месту учета подается старый и последующий. Налоговые работники делают запись о его замене в карточке учета ККА.

В журнале также отражаются заметки технических работников ЦТО, которые осуществляют его проверку в соответствии с договором кассового обслуживания.

Согласно законодательству все ККА имеют ЭКЛЗ, которую необходимо устанавливать каждый год, в противном случае машина заблокируется. Ее замену также надо фиксировать в журнале кассира-операциониста.

В конце своей смены (рабочего дня) кассир снимает итоговый отчет по кассовому аппарату и сверяет его данные с приходными документами (если они есть) и наличными денежными средствами. После этого он записывает показания z-отчета в журнал, заполняет справку-отчет и сдает дневную выручку либо старшему кассиру, либо уполномоченному на это лицу, который после проверки и получения наличных денег расписывается в регистре и возвращает журнал обратно кассовому работнику.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Изучим подробнее как заполнять журнал кассира операциониста.

На титульном листе нужно записать название организации, ее полный адрес, номер телефона, а также коды , ОКДП и ИНН. Если есть структурное подразделение, его тоже нужно указывать. Далее заполняются марка или модель кассового аппарата и его производственный номер. При необходимости можно занести информацию об используемой прикладной программе. Работники налоговой или ЦТО ниже заполняют регистрационный номер ККМ.

В журнале нужно отражать начало и конец периода его ведения, а также Ф.И.О. ответственного за это должностного лица.

Регистр представляет собой таблицу с большим количеством столбцов, которые необходимо заполнять.

В графе «1» отражается текущая дата, указанная в отчете. За один день может быть несколько записей по количеству смен или ответственных лиц.

В следующем столбике нужно вписывать номер отдела. В кассовом аппарате может быть открыто их несколько, на каждый вид деятельности. Часто заводят разные отделы для ведения раздельного учета выручки, полученной по разным системам налогообложения (например, ЕНВД и ОСНО). Их открытие осуществляют специалисты ЦТО, информация об этом отражается в учетной карточке ККА в налоговой.

Графа «5» в последнее время либо не заполняется, либо в ней проставляется 0. Это связано с тем, что ККА с ЭКЛЗ не обнуляются.

В следующем столбике указывается информация об необнуляемом остатке на начала дня. При использовании нового аппарата он равен 0, иначе нарастающему остатку на конец предыдущего дня работы.

Поля «7» и «8» должны содержать подписи кассира и проверяющего его уполномоченного лица.

В столбце «9» отражается необнуляемый остаток на конец дня. Далее записывается итоговая выручка по ККМ, которая должна быть равна разнице между значениями граф «9» и «6».

В следующих полях необходимо заполнить информацию о полученных наличных денежных средствах и документов платежа. Графы «12» и «13» нужно заполнять, если при оплате за товары, услуги, работы принимаются банковские карточки. Несмотря на то что карточки - это безначальные расчеты, выручку по ним необходимо пробивать по ККА отдельным отделом, и указывать количество выпущенных чеков. При их отсутствии - проставляется прочерки.

Столбец «14» равен сумме значений «10» и «13».

Согласно законодательству кассир может произвести возврат денежных средств в случае отказа клиента от покупки при предъявлении им чека. Если этот возврат осуществляется в тот же день что покупка, то его показатели записываются в графе «15» . При этом на возвращенный чек должен быть составлен акт, который должен включать обязательные для него реквизиты. Если возврат осуществляется в последующие дни, он в журнале кассира-операциониста не фиксируется. Здесь же отражаются ошибочно пробитые чеки. Ее значение равно разнице показателей «10» и «14».

В следующих столбцах расписываются кассир (сдающий деньги) и уполномоченное лицо, принимающее их, а также ответственный за контроль над этими операциями.

Нюансы ведения журнала

При замене ЭКЛЗ закрывается 3 z-отчета, которые отражаются в журнале: до снятия, проверочный (равный 1 рублю 11 копейкам) и после замены памяти.

Согласно законодательству, использование ККМ может происходить как при приеме, так и при выдаче денежных средств из кассы (скупка металлолома у населения). Аппараты в этом случае желательно покупать отдельно на прием и выдачу. При этом отражение последнего в журнале происходит в обычном порядке, просто в приказе необходимо отразить, что операции – расходные.

В случае допущения ошибки при заполнении этого регистра, исправление необходимо делать путем зачеркивания неправильной записи одной линией (чтобы можно было ее прочитать) и оформления новой. Это должны завизировать кассир, главный бухгалтер, руководитель компании.

Каждый индивидуальный предприниматель или организация, которые ведут предпринимательскую деятельность и проводят расчеты с клиентом посредством наличности, обязуются на законодательном уровне иметь кассу и вести операционный учет в соответствии с установленным порядком.

Любые расчеты между компанией и покупателем должны проводиться с применением специальной техники (ККМ), поэтому владелец должен купить минимум один кассовый аппарат. Также обязательной является выдача бумажных чеков, где будет указана сумма операции с ее назначением.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Используемый контрольно-кассовый аппарат должен относиться к разрешенным налоговыми органами моделям, находящимся в Государственном Реестра ККМ. В процессе регистрации кассового аппарата необходимо также произвести регистрацию формы КМ4 — «Журнала кассира-операциониста».

Если организация имеет несколько контрольно-кассовых машин, то для каждого их них требуется ведение своего журнала.

Что это такое

В соответствии с планом счетов организации, каждая кассовая операция должна быть проведена на 50-м счете и его субсчетах. Если ведется стандартная форма бухучета, то регистрация проходит в главной книге КО-4, которая заполняется старшим бухгалтером. Организации, относящиеся к малому бизнесу и ведущие бухучет по упрощенной форме, обязаны использовать для регистрации книгу учета хозяйственных операций (форма К1) либо доходов и расходов.

Записи о кассовых перемещениях денежной наличности вносятся ответственным за это кассиром в журнал кассира операциониста. Каждая запись выполняется ручкой с черной или синей пастой и заверяется подписью кассира.

На обложке журнала указываются следующие данные:

• реквизиты организации или ИП;
• -, ОКУД - коды;
• информация о ККМ;
• дата, когда был открыт журнал;
• данные лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал должен быть пронумерован постранично и прошит. Также необходимо наличие подписей главного бухгалтера, руководителя организации и представителя налоговой, которые скрепляются печатью организации.

Нужен ли документ

Журналом должны регистрироваться любые денежные средства, проходящие через ККМ организации. Такой подход обеспечит правильный учет выручки, а также ведение отчетности по финансам и налогам.

Когда налоговая проводит проверку в первую очередь изымается кассовая документация, по этой причине ведение журнала является ответственной задачей для предприятия и требует особой аккуратности и тщательности.

У индивидуального предпринимателя может возникнуть вопрос: нужен ли ему такой документ и кто должен заниматься его ведением, если должность кассира отсутствует.

Законодательно учет кассовых операций и денежной наличности не разделяется для различных форм собственности, поэтому вести журнал необходимо в любом случае. Если ИП не предусматривает наличия кассира, то заполнение документа должно производится руководителем.

Регистрация в налоговой

Приобретая контрольно-кассовую технику в 2019 году, организация или индивидуальный предпринимателя обязаны регистрировать устройство в налоговом органе. Порядок процедуры регламентируется приказом № 94н Министерства Финансов РФ от 29.06.2012. В это же время регистрируется журнал кассира операциониста.

Для соблюдения обеих процедур потребуются следующие документы:

• заявление о регистрации ККМ (бланк можно найти в интернете);
• контракт с одним из центров, осуществляющих техподдержку устройства;
• техпаспорт кассовой техники;
• журнал кассира - операциониста;
• доверенность на имя лица, подающего документы.

Стоит помнить, что в зависимости от конкретного налогового органа пакет документов может быть изменен.

В процессе регистрации могут понадобиться такие документы, как договор купли ККМ, паспорт ЭКЛЗ, журнал учета вызова специалистов, ведущих техподдержку кассового аппарата. Но, в соответствии с письмом ФНС России от 31.07.2013 № АС-4-2/13871 налогоплательщик может отказать в предоставлении паспорта версии техники.

Внимание! В случае отказа от ведения журнала, владелец ККМ может быть привлечен к ответственности в соответствии со ст. 120 Налогового Кодекса РФ и ст. 15.1 КоАП РФ.

Заполнение и ведение журнала кассира операциониста

В процессе учета денежной наличности необходима обязательная прошивка журнала. Допускается прошивка как листов, так и журнала целиком. Контрольный лист должен быть подписан руководителем с обязательной расшифровкой. На последнем листе документа должна быть запись, указывающая количество пронумерованных, прошнурованных и скрепленных подписью либо печатью листов с обязательным попаданием на контрольный лист.

В процессе заполнения кассиром должны соблюдаться следующие правила:

• допустимо применение только темных цветов чернил;
• требуется учет хронологии событий;
• каждая строка предназначена для одного кассового дня;
• информацию для записи необходимо брать из Z-отчета ККМ;
• самостоятельный подсчет итога накопительной суммы недопустим;
• если в процессе смены снималось 2 отчета, то данные должны быть записаны отдельными строками для каждого из отчета;
• ежедневно записи должны подписывать кассир и руководитель.
• исправление данных, помарки или подчистка записей недопустимы.

Титульный лист, образец которого и пример заполнения можно скачать в сети, должен быть заполнен перед подачей формы в ИФНС. Вносятся данные о предприятие, ККМ (на основании техпаспорта), ответственном лице, а также дата начала и окончания ведения журнала. Между кассиром и предприятием необходимо заключать договор о материальной ответственности.

Первая запись журнала должна отображать проверочную сумму и акт ввода аппарата в эксплуатацию. В качестве контрольной выбирается сумма в 1,11 рублей. Остаток к концу дня должен быть таким же. В следующую смену кассиром должны быть уменьшены поступления на значение контрольной суммы.

В процессе заполнения колонок необходимо указать:

• дату смены;
• номер отдела либо секции (при отсутствие разбивки заполнение не требуется);
• информацию о кассире (если работает лишь один кассир, то допускается единая запись его данных в начале страницы,а в последующих строках необходимо использовать символы «-//-»);
• номер отчета фискальной памяти;
• продажи в соответствии с данными контрольного счетчика (заполнение проводит работник техцентра во время передачи аппарата для последующего ремонта);
• данные нарастающего итога на начало нового дня;
• подпись ответственного кассира;
• подпись администратора (старшего кассира);
• информацию по Z-отчету на конец дня;
• выручку за день;
• сумму наличности в кассе на основании Z-отчета;
• число платежей с примирением документов;
• сумму всех оплат по безналу;
• наличность, которая была внесена в кассу организации;
• возврат.

Чтобы внести подписи кассира, администратора и руководителя необходимо использовать столбцы 16, 17, и 18.

Замена на новый и внесение изменений

Если журнал закончился, то его необходимо «погасить» в налоговой при регистрации нового. Такая замена может производиться с подачей заявления на продление журнала любым из сотрудников компании, обладающим доверенностью от лица руководителя, заверенной нотариально. Также важно иметь при себе старый журнал и карточку регистрации ККМ.

Записи в новом журнале должны продолжать порядок старого. Остаток переносится в новый документ. Смена журналов должна проводиться в конце года, но эти требования не являются обязательными.

При возникновении вопросов допускается обращение в налоговую или к администратору, поскольку бывают случаи, когда руководители или налоговики могут высказать некоторые пожелания по поводу того или иного вопроса, касаемо заполнения. Важно помнить, что ведение журнала является ответственной задачей, которая влияет на чистоту отчетности.

Исправление ошибок

Любое предприятие должно соблюдать кассовую дисциплину, в противном случае нарушителю грозит административная ответственность. Исправление ошибки в документе допускается, однако, часто его проще заполнить повторно, нежели исправить ошибочную запись.

С журналом кассира дела несколько сложнее. Его приходится вести в течении длительного срока со строгим соблюдением хронологии, по этой причине полностью переписать документ не выйдет. Тем не менее допускается внесение исправлений на основании постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132.

Если обнаружилась ошибка, ее необходимо исправить одним из следующих методов:

• При обнаружении ошибки, допущенной в текущую смену, неверную запись перечеркивают полностью и вносят в журнал новую на следующей строке. Зачеркнуть ошибочную запись нужно одной чертой, чтобы в случае необходимости она оставались читаемой.
• При обнаружении давней ошибки, требуется исправление неверного числа на правильное.

За исправления, которые были оформлены в соответствии с установленным порядком, штраф не предусмотрен. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в п. 8 ст. 10 требует рядом с исправлением указывать дату внесения изменений, а также данные ответственного лица и его подпись. Вносить исправления могут только лица, ответственные за ведение журнала.

Сроки хранения

Журнал кассира-операциониста должен храниться рядом с местом установки кассового аппарата на протяжении всего срока эксплуатации устройства. Документ должен быть предъявлен проверяющим по их требованию.

Хранение журналов за прошлые периоды производится организацией или индивидуальным предпринимателем. Сроки хранения составляют не менее 5 лет.

После окончания указанных сроков необходимо произвести уничтожение документа. В соответствии с требованиями законодательства для этих целей должна быть составлена специальная комиссия, которая засвидетельствует факт уничтожения. Затем, руководитель организации или предприниматель должен составить акт, который заверят члены комиссии своими подписями.

Что делать если ведется онлайн-касса

На основании действующих правил как предприятие, так и ИП могут использовать контрольно-кассовую технику в соответствии с новым порядком, на который они могут перейти добровольно (онлайн кассы).

Министерство Финансов РФ письмом от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 разъясняет, что налогоплательщики, перешедшие на онлайн кассы, не обязаны применять формы, которые были утверждены постановлением Федеральной службы государственной статистики РФ № 132, поскольку это не предусматривается ФЗ от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники».

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.