Avec l'entrée en vigueur du 54-FZ et des systèmes de caisse en ligne, les propriétaires de caisses enregistreuses se sont débarrassés d'une certaine paperasse. Dans l'article, nous expliquerons si un journal du caissier-opérateur est nécessaire pour une caisse enregistreuse en ligne en 2018, et nous parlerons des documents qui n'ont pas été annulés pour être remplis.

Journal caissier-opérateur pour caisse enregistreuse en ligne en 2018 : est-ce nécessaire ou pas ?

Lors de l’introduction des systèmes de caisse en ligne, certains employés des magasins, par habitude, écrivent encore des chiffres à la main dans le journal du caissier-opérateur. Le reste des travailleurs a refusé de le remplir. Qui a raison? Un journal de bord du caissier est-il nécessaire en 2018 lors du paiement en ligne ?

Ceux qui ont désormais arrêté de saisir des chiffres ont raison. Cette obligation a disparu après l’introduction des systèmes de caisse en ligne. Les appareils via Internet transmettent déjà toutes les informations importantes concernant la réception de l’argent sur le compte de l’entreprise.

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Pourquoi vous n'avez pas besoin d'un journal de bord du caissier lors du paiement en ligne en 2018

Le ministère des Finances a expliqué il y a plus d'un an pourquoi ils ont décidé d'abandonner le journal du caissier-opérateur après l'introduction des caisses enregistreuses en ligne. Les arguments ont notamment été exposés dans la lettre du 04/04/2017 n° 03-01-15/19821.

La fonction principale du journal du caissier-opérateur (formulaire KM4) est de refléter les transactions en espèces sortantes et entrantes. Autrement dit, l'employé du magasin devait écrire les chiffres de revenus dans le journal du caissier :

relevés de caisse lors de l'ouverture d'un quart de travail ;

lectures de fin de travail;

revenus par jour.

Le magazine a résumé la caisse enregistreuse : paiements en espèces et autres qu'en espèces, retours d'achats.

Lorsque l’entreprise a reçu un audit du Service fédéral des impôts, le fisc a exigé le journal du caissier-opérateur afin de consulter les informations sur les transactions en espèces.

Un nouveau type de caisse enregistreuse, appelée caisse enregistreuse en ligne, en plus d'imprimer les reçus, a pour fonction d'informer le fisc sur les ventes en temps réel. Le remplissage du journal du caissier-opérateur lors du paiement en ligne n'est pas prévu.

Un programme spécial pour les caisses enregistreuses en ligne réduit non seulement la paperasse pour le caissier, mais aide également à analyser le comportement des consommateurs, à suivre les ventes et à gérer les promotions. Elle suggérera les produits les plus demandés. Et il proposera des réductions sur ceux qui traînent dans les rayons.

Que remplace le journal du caissier-opérateur lors du paiement en ligne en 2018 ?

Après l’introduction des caisses enregistreuses en ligne, non seulement le journal du caissier-opérateur de la caisse enregistreuse en ligne s’est avéré inutile. En 2018, vous n'avez pas besoin de :

attestation du caissier de l'opérateur : pour une caisse enregistreuse en ligne, l'envoi des chiffres de recettes au fisc se fait en deux secondes (KM6) ;

tous les formulaires liés aux relevés de caisse (KM1, KM2, KM7) ;

acte de restitution de l'argent à l'acheteur (KM3) ;

agir sur le contrôle des espèces à la caisse (KM9) ;

journal des appels pour les spécialistes techniques (KM8).

Existe-t-il des documents qui remplacent les formulaires annulés lors des paiements en ligne ?

Il n’existe pas de document en tant que tel qui puisse remplacer, par exemple, le journal d’un caissier-opérateur. Toutes les tâches d'information des autorités fiscales sur les transactions sont effectuées par la caisse enregistreuse en ligne. Cependant, l'obligation de remplir certains documents papier demeure. C'est à propos de:

livre de caisse;

PKO et RKO (ordre de réception et ordre de dépenses).

Un livre de caisse n'est un attribut nécessaire que pour les entreprises - les entrepreneurs sont autorisés à ne pas travailler avec.

Livre de caisse et autres documents requis pour les SARL aux caisses en ligne

Voyons comment tenir un livre de caisse en 2018. Les caisses enregistreuses en ligne ne vous ont pas déchargé de cette responsabilité.

Le livret est nécessaire, même si le magasin remet immédiatement l'argent à la banque après le quart de travail.

Une entreprise doit avoir autant de livres qu’elle a de départements. De plus, peu importe que l’agence dispose ou non d’un compte courant bancaire. Le livre est rempli au service comptable. La base de la saisie des informations dans le livre de caisse est constituée par les rapports sur la clôture d'un quart de travail de caisse en ligne.

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Livre de caisse et ses différences avec le journal du caissier-opérateur

Le livre de caisse reflète l'argent reçu et donné. Cela comprend les revenus de l’entreprise, l’émission d’argent et la collecte ou l’envoi indépendant de fonds à la banque.

En 2018, le livre du caissier-opérateur est maintenu malgré la mise en place d'une caisse enregistreuse en ligne utilisant un formulaire KO-4 spécialement agréé (adopté par la Résolution 88 du 18 août 1998).

Chaque année, l'entreprise ouvre un nouveau livre de caisse. Après la fin de l’année, ils ne sont pas jetés mais sont conservés dans les archives de l’entreprise pendant les cinq années suivantes. Pendant ce temps, les agents du fisc peuvent vous demander de le vérifier, et si des erreurs sont constatées, une amende vous sera infligée.

La couverture du livre de caisse ressemble à l'image :

Dans le livre du caissier-opérateur de la caisse en ligne, il est écrit la même chose qu'avant l'ère de l'introduction du 54-FZ. À savoir:

date de remplissage (quand l'argent est arrivé ou parti) ;

numéro de feuille (elles sont numérotées, cousues et sécurisées dans le livre le premier jour ouvrable de l'année) ;

numéro de document (c'est-à-dire commande);

qui a donné l'argent ou à qui le paiement a été effectué ;

Numéro de compte;

les recettes et dépenses (montants des commandes) ;

montant total (en argent).

Tout cela doit être indiqué sur deux feuilles presque identiques. L'encart reste dans le livre de caisse, et le rapport doit en être découpé et joint aux commandes, conservées avec elles.

Le chef comptable vérifie l'argent indiqué dans le livre de caisse avec le montant réel dans la caisse enregistreuse. Si tout est correct, il signe le document.

En Russie, il est permis d'avoir un livre de caisse en format papier (à la main ou imprimé) ou numérique (en utilisant un logiciel comme « Legal Taxpayer » du Service fédéral des impôts).

La forme papier du livret de caisse-opérateur pour la caisse enregistreuse en ligne est autorisée en 2018. Il est maintenu pendant toute la durée des travaux : vous pouvez effectuer plusieurs saisies par jour. En cas d'erreurs, il est permis d'y apporter des modifications (en barrant et sans utiliser de « mastic ») - signées par le chef comptable ou le chef de l'organisation.

Le caissier doit être tenu de rédiger une note explicative indiquant la raison de l'erreur. Cela peut être nécessaire si les autorités fiscales trouvent à redire aux corrections lors d'un contrôle.

Dans la version papier, vous êtes autorisé à écrire uniquement avec un stylo – pas de marques avec un crayon.

Le type de livre de caisse électronique n'est possible qu'en utilisant une signature électronique (créée conformément à toutes les normes du 63-FZ). Vous ne pouvez pas faire d'erreurs - vous ne pouvez pas corriger les erreurs. Il vous suffit de le remplir une fois par jour, en enregistrant toutes les transactions en espèces en une seule fois.

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Ordres de caisse entrants et sortants

L'introduction des caisses enregistreuses en ligne ne dispense pas les caissiers de rédiger les ordres de caisse entrants et sortants.

Les détails de la note de frais lors du paiement en ligne seront confirmés par le rapport de clôture d'équipe délivré par la caisse. Il s'agit essentiellement du même rapport Z qui était émis par les anciennes caisses enregistreuses équipées de bandes de sécurité électroniques.

Un ordre de réception doit être délivré lorsque l'entreprise reçoit des espèces à la caisse. Cela ressemble à ceci :

Vous ne pouvez pas apporter de modifications aux commandes entrantes et sortantes. Ces documents avec corrections ne sont pas valides.

Les commandes peuvent être conservées sous forme papier, mais il est plus facile de les remplir par voie électronique. Ceci est autorisé par les autorités fiscales.

L’option numérique est bien plus pratique. La plupart des programmes de comptabilité des matières premières, par exemple le service cloud « Business.Ru », prennent en charge le remplissage des formulaires de dépenses et de reçus sous forme numérique.

Amendes pour mauvaise tenue d'un livre de caisse lors d'un paiement en ligne

L'absence de livret de caisse est sanctionnée par le paragraphe 1 de l'article 15.1 du code des infractions administratives. Une amende de 40 000 roubles est infligée à l'entreprise.

Un fonctionnaire (comptable ou directeur) peut également être condamné à une amende. L'amende ne dépasse pas 5 000 roubles.

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La procédure de tenue d'un livre de caisse pour les entrepreneurs individuels

Les activités entrepreneuriales des entrepreneurs individuels sont souvent exercées au moyen de paiements autres qu'en espèces, mais de nombreux entrepreneurs individuels utilisent également des espèces. Pour les paiements en espèces, jusqu'en 2014, sous tous les régimes fiscaux, un entrepreneur individuel devait tenir un livre de caisse.

Depuis mars 2014, après le 11 mars 2014, la directive de la Banque de Russie n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises » a été publiée. le paragraphe 4.6 de la Directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie n° 3210 stipule : « Si les entrepreneurs individuels, conformément à la législation de la Fédération de Russie sur les impôts et les taxes, tiennent des registres des revenus ou des revenus et dépenses et (ou) d'autres objets d'imposition ou indicateurs physiques caractérisant un certain type d'activité économique, le livret de caisse 0310004 ne peut être réalisé."

Cependant, du fait du refus de tenir un livre de caisse et d'émettre des encaissements et des ordres de dépenses, l'entrepreneur individuel se retrouve dans des conditions dans lesquelles il est difficile de contrôler les activités des salariés qui reçoivent et émettent des espèces. L'entrepreneur individuel est privé de confirmation officielle de l'émission et de l'acceptation de l'argent liquide. Par conséquent, si le traitement des espèces n'est pas effectué par un entrepreneur individuel, mais par un caissier, il n'est alors pas conseillé de refuser les documents de caisse.

Ce qu'est un livre de caisse pour les entrepreneurs individuels et les caractéristiques de sa tenue et de son remplissage en 2019 seront discutés dans cet article.

Qu'est-ce qu'un livre de caisse ?

Un livre de caisse est un journal spécial dans lequel sont saisies les données sur toutes les transactions en espèces effectuées. Le livre de caisse est inclus dans la liste des documents de reporting financier.

Tous les entrepreneurs individuels sont tenus de tenir un livre, même ceux qui relèvent du régime de fiscalité simplifiée (STS).

Le Comité national des statistiques a approuvé une forme unifiée du livre de caisse. Le formulaire s'appelle KO-4.

Une bonne gestion du livre de caisse est très importante. Les autorités de contrôle vérifient souvent ce document auprès des entrepreneurs individuels. Une comptabilité incorrecte peut entraîner des amendes. Ceux. Il n'est pas responsable du défaut de tenue d'un livre de caisse lors du paiement des salaires par carte bancaire, mais si un entrepreneur individuel tient un livre de caisse, il est alors tenu de se conformer à toutes les exigences légales lors de la préparation d'un livre de caisse et des documents de caisse - reçus et débits. ordres.

Le livre de caisse des entrepreneurs individuels est tenu du début de l'année civile jusqu'à sa fin. C'est un magazine composé de cinquante (ou cent) pages.

La page de titre du livre de caisse indique sa durée de validité. Si le livre se termine avant la fin de l'année civile et que l'année continue, alors un autre livre est commencé dans lequel les entrées se poursuivent par ordre chronologique. Le deuxième livre indique également la date de début de sa maintenance et la date de fin du livre. Cela permet de déterminer l'ordre des livres de caisse.

L'instruction précédente de la Banque centrale de la Fédération de Russie n° 373 P exigeait que toutes les feuilles du livre de caisse soient numérotées, cousues et scellées avec la signature et le sceau de la personne responsable. La nouvelle instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie 3210-U, pertinente aujourd'hui, annule ces exigences. Ceux. Vous pouvez, comme avant, numéroter, coudre, etc., mais si vous ne le faites pas, cela ne constituera pas une violation.

L'entrepreneur individuel ne peut pas fixer de limite de trésorerie à la caisse. Si un entrepreneur individuel tient un livre de caisse, lors de l'enregistrement d'un BSO, les revenus sont inscrits dans la caisse enregistreuse avec un seul ordre de réception, pour le montant total des BSO émis par jour ouvrable.

En règle générale, les entrepreneurs individuels achètent un livre de caisse prêt à l'emploi (avec des colonnes et des colonnes alignées), imprimé de manière typographique.

Qui tient le livre de caisse de l'entrepreneur individuel ?

De manière générale, le livre de caisse doit être tenu par le caissier. Il accepte l'argent et fait une entrée correspondante dans le journal. Le caissier appose sa signature sous les feuilles complétées du livre de caisse. A la fin de la journée de travail, le caissier transfère les fonds restants au service comptable. De plus, le caissier remet tous les documents primaires, à savoir : les bons de dépenses et les reçus. Après cela, le comptable signe la feuille du journal. En l'absence de chef comptable, le chef d'entreprise appose sa signature. Cette procédure est quotidienne.

Pour les entrepreneurs individuels, la procédure ci-dessus est légèrement différente. De nombreux entrepreneurs individuels travaillent de manière indépendante, sans salariés, ce qui signifie qu'ils n'ont pas de chef comptable. Dans cette situation, pour effectuer des transactions en espèces, il faut un employé connaissant ses responsabilités professionnelles et ses droits sous signature. Un entrepreneur individuel peut effectuer cette procédure personnellement.

Comment remplir correctement un livre de caisse

La page de titre du livre de caisse doit contenir les informations suivantes :

• nom complet de l'entreprise ou de l'organisation (s'il s'agit d'une personne morale) ;
• nom, prénom et patronyme de l'entrepreneur individuel (s'il s'agit d'un entrepreneur individuel) ;
• la période pour laquelle il est commencé (année ou date précise, s'il y a plusieurs livres) ;
• OKPO ;
• si nous parlons d'une division, le nom de la division.

Les écritures (recettes et dépenses) sont effectuées sous la forme finie du livre de caisse. Les opérations effectuées en une journée sont inscrites sur une page du journal.

A la fin de la journée de travail, le total est additionné et le reste est retiré. Toutes les inscriptions effectuées dans le livre de caisse sont confirmées par le rapport du caissier (ou de la personne qui accepte les espèces). Comme mentionné ci-dessus, tout l'argent reçu est ensuite transféré au service comptable.

Examinons maintenant de plus près l'apparence du livre de caisse. Chaque feuille de journal contient deux parties (avec une ligne de déchirure) :

1. Une page du livre avec des données sur les transactions financières effectuées.
2. Rapport du caissier sur les transactions en espèces.

Pour plus de commodité, vous pouvez plier une feuille du livre de caisse le long de la ligne de déchirure et remplir deux parties en même temps à l'aide de papier carbone.

La feuille mobile du journal est remplie au stylo à bille et la même entrée est copiée sur la partie détachable.

La feuille est découpée le long de la ligne prévue et la première partie doit être ourlée. Le document principal est joint au rapport de caisse.

Arrêtons-nous plus en détail sur les colonnes du livre de caisse.

Les informations suivantes doivent être incluses en haut de la page du livre de caisse :

• date, mois et année ;
• numéro de feuille de journal.

Conformément aux instructions pour remplir le livre de caisse, vous devez :

1. Remplissez la colonne « Solde en début de journée » (en indiquant le montant qui restait en caisse en début de journée). Le montant du solde est transféré de la page précédente - de la colonne « Solde en fin de journée ».
2. Le numéro d'ordre du mandat de caisse est inscrit dans la colonne intitulée « Numéro du document ».
3. La colonne suivante indique les informations de qui le document a été reçu et à qui il a été délivré. Les informations sur les personnes physiques sont saisies ici. personne (son nom complet) ou personne morale. visage (son nom).
4. Dans les colonnes « Revenus » et « Dépenses », le montant des fonds est inscrit en chiffres en roubles et les kopecks sont indiqués séparés par des virgules.
5. La colonne « Transfert » contient des informations sur le montant de toutes les opérations enregistrées dans les lignes précédentes.
6. Dans la colonne « Total du jour », le montant est calculé (séparément - fonds reçus et fonds émis).
7. Colonne « Solde en fin de journée » : vous devez additionner toutes les espèces (y compris le solde de la veille et ceux arrivés) et soustraire l'argent émis.

Veuillez noter que le montant des fonds indiqué dans le livre de caisse doit correspondre au solde réel de la caisse enregistreuse.

La lettre « Z » est inscrite dans des lignes vides.

A la fin de la page, les noms du caissier et du comptable sont indiqués et leurs signatures sont apposées. Le nombre de quittances et d'ordres de débit reçus doit être enregistré.

Si aucune opération en espèces n'a été effectuée dans la journée, alors le solde en fin de journée sans modification est inscrit dans le livre de caisse.

Corrections dans le livre de caisse pour les entrepreneurs individuels

Voyons maintenant quoi faire si une erreur était commise dans le livre de caisse. S'il y a une faute de frappe dans le magazine, elle peut être corrigée. Les erreurs dans le livre de caisse ne doivent pas être corrigées en coupant, en grattant ou en arrachant la page contenant l'erreur. Il est permis de rayer soigneusement les données incorrectes. Vous devez saisir les informations correctes à côté.

Les erreurs corrigées doivent être certifiées par deux signatures : le caissier et le chef comptable.

En cas d'erreur, la feuille ne doit en aucun cas être arrachée ! Le caissier est tenu d'écrire l'erreur au chef comptable dans le formulaire de demande.

La procédure et la période de conservation des documents de caisse à partir de mars 2014 sont déterminées par le chef de l'organisation. À cette fin, l'entrepreneur individuel émet un arrêté approprié.

TENUE DU LIVRE DE CAISSE SOUS FORME ÉLECTRONIQUE

Une méthode automatisée de tenue d'un livre de caisse au format électronique est possible selon deux options :

1. Tenue d'un livre de caisse sous forme électronique avec transfert sur support papier
2. Tenir un livre de caisse au format électronique avec une signature numérique électronique.

Dans la première option, la tenue d'un livre de caisse ne diffère pratiquement pas de la procédure habituelle. Il est rempli par le caissier, guidé par les instructions de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U. Pendant la journée, au fur et à mesure que l'argent est reçu ou émis, le caissier remplit le livre de caisse. En fin de journée, les feuilles complétées du livre de caisse doivent être imprimées et soumises au comptable pour signature, accompagnées des quittances et des ordres de dépenses. La numérotation des feuilles du livre de caisse doit être continue dès le début de sa tenue, c'est-à-dire dès le début de l'année civile. En fin d'année, le livret de caisse doit être cousu, signé et, si disponible, tamponné.

Dans la deuxième option de tenue d'un livre de caisse - au format électronique avec une signature numérique électronique, vous devez effectuer les actions suivantes :

• assurer la protection des informations du livre de caisse contre l'accès par des tiers à l'aide d'un mot de passe ;
• assurer la protection des informations du livre de caisse contre la perte et la déformation en utilisant un lecteur de sauvegarde ou en enregistrant le livre sur un serveur ;
• fournir une signature électronique à l'employé chargé de tenir le livre de caisse au format électronique. Une signature électronique au livre de caisse est délivrée conformément à la loi n° 63-FZ du 06/04/2011.

Une fois que la personne responsable a signé le livre, les corrections ne sont plus autorisées.

Lors de l'exécution des étapes ci-dessus, le format électronique du livre de caisse est équivalent à la version papier et ne nécessite pas d'impression.

Mis à jour conformément à la législation en vigueur 23/02/2019

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commentaires

"Il est à noter qu'à partir de 2014, les entrepreneurs individuels qui tiennent un livre des revenus et dépenses sont exonérés de l'obligation d'émettre des mandats de caisse." En effet, depuis le 1er juin 2014, l'auteur brûle : « Tous les entrepreneurs individuels sont tenus de tenir une comptabilité, même ceux qui relèvent du régime de fiscalité simplifiée (STS) ». Lisez attentivement les documents, clause 4.6 de la directive de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 N 3210-U

Nikolaï, merci pour votre retour. Tu as tout à fait raison. Apparemment, à un moment donné, en raison de changements dans la législation et d'une édition inattentive de l'article par son auteur, cette incohérence s'est produite. Le matériel a maintenant été édité conformément à la législation en vigueur.

Bonjour. J'ai un entrepreneur individuel sur UTII, je viens de manquer d'ECLZ sur la caisse et j'ai décidé de travailler sans, car... Peut-être qu'à partir de la nouvelle année, vous devrez penser à une sorte de caisse enregistreuse avec Internet. Auparavant, je tenais un journal pour le caissier, rédigeais un reçu, remplissais le livre de caisse et rédigeais une note consommable (pour le reporting). Que faire maintenant? Alors, quoi de plus simple, mais selon les règles ? Dois-je continuer à tenir un livre de caisse ?

Vyacheslav, entrepreneur individuel sur UTII, est dispensé de l'utilisation obligatoire d'une caisse enregistreuse, sous réserve de l'enregistrement du BSO pour les clients ou les clients. Bien entendu, cela simplifie la documentation et réduit les coûts. La procédure d'utilisation de formulaires de déclaration stricts est approuvée dans le règlement approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 6 mai 2008 n° 359. Depuis le 01/06/2014, un livre de caisse pour les entrepreneurs individuels n'est plus obligatoire, mais vous pouvez le conserver pour un travail clair, d'autant plus que les entrepreneurs individuels sont dispensés d'approuver et de respecter le plafond de trésorerie. Vous pouvez en savoir plus sur les formulaires BSO sur notre site Web dans la section « Comptabilisation des formulaires de déclaration stricte ».

Dites-moi, si l'entrepreneur individuel vient d'ouvrir, il n'y a pas encore eu de ventes. Dois-je tenir un livre de caisse ces jours-ci ou attendre la première vente ? J'ai un entrepreneur individuel au régime fiscal simplifié, j'ai une caisse enregistreuse. La date de début du livre n'est pas encore inscrite sur la première page. Il n'y a pas de travailleurs embauchés.

Olga, le livre de caisse et les documents correspondants, depuis 2014, les entrepreneurs individuels qui ne paient pas les salaires des salariés en espèces peuvent utiliser le régime fiscal simplifié.
Ceux. dans votre cas, tenir un livre de caisse n'est pas une obligation, mais un droit. S'il n'y a pas de trésorerie, ne remplissez pas le livre.
Mais lors de l'utilisation d'une caisse enregistreuse, il est obligatoire de tenir un journal du caissier-opérateur et un journal des appels aux spécialistes techniques.
La caisse enregistreuse doit être enregistrée auprès du bureau des impôts.
Liste des documents pour l'enregistrement d'une caisse enregistreuse :
Déclaration du formulaire établi (pour les organisations, un sceau est requis ; pour les entrepreneurs individuels, non).
Documents d'achat de caisses enregistreuses : tickets de caisse et de vente ou ticket de caisse, facture, facture ou ordre de paiement, facture, facture.
Un formulaire (passeport technique) du KKM avec une marque du centre de service technique (TSC) sur la mise en service du KKM, sur les hologrammes installés - dispositifs de surveillance visuelle (VMS).
Passeport de la version du modèle KKM et une feuille supplémentaire au passeport de la version et (et leurs copies).
Accord (et copie) avec le centre de service central pour la maintenance de la caisse enregistreuse.
Le journal du caissier-opérateur au format KM-4 est lacé, numéroté, certifié par le sceau de l'entreprise et la signature du gérant.
Un journal d'enregistrement des appels des spécialistes techniques et d'enregistrement des travaux effectués sous la forme KM-8, lacé, numéroté, certifié par le sceau de l'entreprise et la signature du gérant.
Certificat d'enregistrement des entrepreneurs individuels pour l'enregistrement fiscal - NIF (original et copie)
Certificat d'enregistrement d'État - OGRN (original et copie)
Contrat de location du site d'installation de KKM (original et copie)
Pour le mettre en service à l'Internal Revenue Service, une caisse enregistreuse est nécessaire !

Natalya, merci beaucoup pour votre réponse. Vous avez raison, je n'ai pas de livre de caisse, mais un journal du caissier-opérateur. Formulaire km-4. Je n’ai pas tout de suite compris qu’il s’agissait de choses différentes. Faut-il le remplir s’il n’y a pas encore eu de ventes ? Au fait, j'ai déjà tout enregistré.

Olga, le journal du caissier-opérateur est rempli immédiatement après l'établissement du rapport Z. Si aucun montant n'a été inscrit à la caisse au cours de la journée en cours, alors il n'est pas nécessaire de faire un rapport ; si vous ne travaillez pas à la caisse, vous n'avez pas besoin de remplir le journal du caissier-opérateur.

Natalya, s'il te plaît, dis-le-moi. S'il n'y a pas de caisse enregistreuse, mais qu'il y a une caisse enregistreuse et que le journal du caissier-opérateur est rempli, est-il alors nécessaire d'établir un rapport du caissier-opérateur, sur la base duquel l'argent est déposé dans la caisse enregistreuse , qui n'est pas maintenu ?

Svetlana, bon après-midi. D'après ce que je comprends, vous ne tenez pas de livre de caisse et ne remplissez pas de reçus et d'ordres de dépenses. Depuis 2014, les entrepreneurs individuels peuvent se le permettre. Vous utilisez une caisse enregistreuse, vous devez donc préparer les documents suivants :

1. Un acte sur le transfert des relevés des compteurs - établi si un nouvel appareil a été mis en service (formulaire KM-1).
2. Rapport sur les relevés - si l'appareil est sujet à réparation (formulaire KM-2).
3. Certificat de restitution d'argent - si les fonds sont restitués sur des chèques erronés (formulaire KM-3).
4. Journal du caissier (formulaire KM-4).
5. Rapport du caissier (formulaire KM -6).
6. Relevés de compteurs (formulaire KM-7) - est une annexe au KM-6.
7. Journal des appels pour les spécialistes TsTO (formulaire KM-8).
8. Rapport de vérification des espèces - établi en cas de contrôle imprévu par le Service fédéral des impôts (formulaire KM-9).

Les entités commerciales utilisant des équipements de caisse enregistreuse doivent enregistrer les revenus perçus grâce à leur utilisation dans le journal du caissier-opérateur. Sa bonne exécution et la régularité de son application sont vérifiées non seulement par des spécialistes agréés de l'entreprise, mais également par l'administration fiscale.

Journal du caissier-opérateur- il s'agit d'un registre spécial, qui est établi selon le formulaire standard unifié KM-4, et sert à enregistrer la réception et la livraison des revenus de l'entreprise, ainsi qu'à refléter les critères de reporting.

Il est établi pour chaque caisse enregistreuse. Sa tenue est confiée à des agents habilités (caissiers), qui doivent régulièrement prendre les indicateurs comptables pertinents et les y enregistrer.

À PROPOSrapport de caisse existe sous plusieurs types. Le registre reflète uniquement le total pour la journée ou l'équipe, ce que l'on appelle un rapport z.

D'abord journal de caisse km 4 commence au moment de l’enregistrement d’un nouveau KKA. Ce livre peut être acheté dans une imprimerie. Il doit être numéroté, lacé, scellé et tamponné avec un visa de superviseur. Après cela, elle est soumise, avec la carte de caisse, au bureau des impôts, où ses employés y marquent le numéro qu'ils ont attribué et y apposent des cachets et des signatures.

Le journal est conservé jusqu'à ce que sa dernière ligne soit remplie. Dès sa fin, l'organisation doit établir un nouveau registre, tandis que l'ancien et les suivants sont soumis à l'inspection du lieu d'inscription. Les agents des impôts inscrivent son remplacement sur la carte d'enregistrement du KKA.

Le journal reflète également les notes du personnel technique du centre de service central, qui le vérifie conformément au contrat de service de trésorerie.

Conformément à la loi, tous les KKA sont équipés d'EKLZ, qui doit être installé chaque année, sinon la machine sera bloquée. Son remplacement doit également être constaté dans le journal du caissier-opérateur.

A la fin de son quart de travail (journée ouvrable), le caissier établit un rapport final sur la caisse enregistreuse et vérifie ses données avec les justificatifs de réception (le cas échéant) et les espèces. Après cela, il enregistre les lectures du rapport z dans le journal, remplit un rapport de certificat et remet les gains journaliers soit au caissier principal, soit à une personne autorisée qui, après avoir vérifié et reçu l'argent, signe dans le registre et renvoie le journal au caissier.

Exemple de remplissage du journal du caissier

Étudions plus en détail comment remplir le journal de caisse de l'opérateur.

Sur la page de titre, vous devez noter le nom de l'organisation, son adresse complète, son numéro de téléphone, ainsi que les codes OKDP et INN. S'il existe une unité structurelle, elle doit également être indiquée. Renseignez ensuite la marque ou le modèle de la caisse enregistreuse et son numéro de production. Si nécessaire, vous pouvez saisir des informations sur le programme d'application que vous utilisez. Les employés du bureau des impôts ou du centre de services remplissent le numéro d'enregistrement KKM ci-dessous.

Le journal doit refléter le début et la fin de la période de sa tenue, ainsi que le nom complet. le fonctionnaire responsable de cela.

Le registre est un tableau comportant un grand nombre de colonnes à remplir.

Dans la colonne "1" la date actuelle spécifiée dans le rapport est reflétée. Dans une journée, il peut y avoir plusieurs enregistrements du nombre d'équipes ou de personnes responsables.

Dans la colonne suivante, vous devez saisir le numéro de département. Il peut y en avoir plusieurs ouverts en caisse, pour chaque type d'activité. Souvent, différents départements sont créés pour tenir des registres distincts des recettes perçues dans le cadre de différents systèmes fiscaux (par exemple, UTII et OSNO). Leur ouverture est effectuée par les spécialistes du centre de services central, les informations à ce sujet sont reflétées dans la carte d'enregistrement CCA au bureau des impôts.

Colonne "5" Récemment, soit il n'a pas été rempli, soit 0 y a été inscrit. Cela est dû au fait que les CCA avec EKLZ ne sont pas remises à zéro.

La colonne suivante contient des informations sur le solde non nul en début de journée. Lors de l'utilisation d'un nouvel appareil, il est égal à 0, sinon le solde s'accumule à la fin de la journée de travail précédente.

Champs "7" et "8" doit contenir les signatures du caissier et de la personne autorisée à le vérifier.

Dans la colonne "9" le solde non nul en fin de journée est reflété. Ensuite, le revenu total de la caisse enregistreuse est enregistré, qui doit être égal à la différence entre les valeurs des colonnes « 9 » et « 6 ».

Dans les champs suivants, vous devez remplir des informations sur les espèces reçues et les documents de paiement. Colonnes "12" et "13" doit être rempli si les cartes bancaires sont acceptées pour le paiement de biens, de services ou de travaux. Bien que les cartes soient des paiements sans départ, leurs revenus doivent être déclarés par la caisse enregistreuse d'un service distinct et le nombre de chèques émis doit être indiqué. S'ils sont absents, des tirets sont ajoutés.

Colonne "14" égal à la somme des valeurs « 10 » et « 13 ».

Conformément à la loi, le caissier peut procéder à un remboursement si le client refuse d'acheter sur présentation du ticket de caisse. Si ce retour est effectué le jour même de l'achat, alors ses indicateurs sont enregistrés dans colonne "15". Dans ce cas, un procès-verbal doit être établi pour le chèque retourné, qui doit comporter les précisions requises. Si le retour est effectué les jours suivants, il n'est pas enregistré dans le journal du caissier-opérateur. Les chèques poinçonnés par erreur sont également reflétés ici. Sa valeur est égale à la différence entre les indicateurs « 10 » et « 14 ».

Les colonnes suivantes indiquent le caissier (dépôt d'argent) et la personne autorisée à l'accepter, ainsi que la personne chargée du contrôle de ces opérations.

Les nuances de la journalisation

Lors du remplacement de l'EKLZ, 3 rapports z sont fermés, qui sont reflétés dans le journal : avant retrait, vérification (égal à 1 rouble 11 kopecks) et après remplacement de la mémoire.

Selon la loi, l'utilisation de caisses enregistreuses peut avoir lieu à la fois lors de la réception et de l'émission de fonds de la caisse (achat de ferraille auprès de la population). Dans ce cas, il est conseillé d’acheter les appareils séparément pour la réception et la livraison. Dans ce cas, la réflexion de ces dernières dans le journal s'effectue de la manière habituelle ; il suffit simplement de refléter dans l'ordre que les transactions sont des dépenses.

Si une erreur est commise lors du remplissage de ce registre, la correction doit être effectuée en rayant d'une ligne l'inscription incorrecte (afin qu'elle soit lisible) et en en faisant une nouvelle. Cela doit être approuvé par le caissier, le chef comptable et le chef de l'entreprise.

Chaque entrepreneur individuel ou organisation qui exerce des activités et effectue des paiements en espèces aux clients est tenu, au niveau législatif, de disposer d'une caisse enregistreuse et de tenir des registres opérationnels conformément à la procédure établie.

Tout paiement entre l'entreprise et l'acheteur doit être effectué à l'aide d'un équipement spécial (caisse enregistreuse), le propriétaire doit donc acheter au moins une caisse enregistreuse. Il est également obligatoire d'émettre des chèques papier, qui indiqueront le montant de la transaction et son objet.

Chers lecteurs! L'article parle des moyens typiques de résoudre les problèmes juridiques, mais chaque cas est individuel. Si tu veux savoir comment résoudre exactement votre problème- contacter un conseiller :

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La caisse enregistreuse utilisée doit être l'un des modèles agréés par l'administration fiscale et inscrit au Registre national des caisses enregistreuses. Lors du processus d'enregistrement d'une caisse enregistreuse, il est également nécessaire d'enregistrer le formulaire KM4 - «Journal du caissier-opérateur».

Si une organisation dispose de plusieurs caisses enregistreuses, chacune d'elles nécessite son propre journal.

Ce que c'est

Conformément au plan comptable de l'organisation, chaque opération en espèces doit être effectuée sur le 50ème compte et ses sous-comptes. Si un formulaire comptable standard est maintenu, l'enregistrement a lieu dans le grand livre KO-4, qui est rempli par le comptable principal. Les organisations liées aux petites entreprises et tenant une comptabilité sous une forme simplifiée sont tenues d'utiliser un livre de transactions commerciales (formulaire K1) ou de revenus et dépenses pour l'enregistrement.

Les enregistrements des mouvements d'espèces sont inscrits par le caissier responsable dans le journal de caisse de l'opérateur. Chaque inscription est faite au stylo à encre noire ou bleue et certifiée par la signature du caissier.

Les informations suivantes sont indiquées sur la couverture du magazine :

• les détails de l'organisation ou de l'entrepreneur individuel ;
• -, OKUD-codes ;
• informations sur la caisse enregistreuse;
• la date d'ouverture du journal ;
• les coordonnées de la personne responsable de la tenue du journal.

Le magazine doit être numéroté page par page et relié. Il est également nécessaire d'avoir les signatures du chef comptable, du chef de l'organisation et du représentant fiscal, qui sont scellées du sceau de l'organisation.

Un document est-il nécessaire ?

Le journal doit enregistrer tous les fonds transitant par la caisse enregistreuse de l'organisation. Cette approche garantira une comptabilisation correcte des revenus, ainsi que des rapports financiers et fiscaux.

Lorsque le bureau des impôts procède à un contrôle, les documents de trésorerie sont d'abord confisqués ; pour cette raison, la tenue d'un journal est une tâche responsable pour l'entreprise et nécessite un soin et une minutie particuliers.

Un entrepreneur individuel peut se poser une question : a-t-il besoin d'un tel document et qui doit le conserver s'il n'y a pas de poste de caissier.

Législativement, la comptabilité des transactions en espèces et des espèces n'est pas séparée pour les différentes formes de propriété, il est donc nécessaire de tenir un journal dans tous les cas. Si l'entrepreneur individuel ne prévoit pas la présence d'un caissier, le document doit alors être rempli par le gérant.

Immatriculation fiscale

Lors de l'achat d'équipement de caisse enregistreuse en 2019, une organisation ou un entrepreneur individuel est tenu d'enregistrer l'appareil auprès de l'administration fiscale. La procédure est régie par l'arrêté n° 94n du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 29 juin 2012. Parallèlement, le journal de caisse est enregistré.

Pour respecter les deux procédures, les documents suivants seront requis :

• demande d'enregistrement de caisse enregistreuse (le formulaire est disponible sur Internet) ;
• un contrat avec l'un des centres assurant le support technique de l'appareil ;
• certificat d'enregistrement du matériel de caisse enregistreuse;
• journal du caissier-opérateur ;
• procuration au nom de la personne qui soumet les documents.

Il convient de rappeler qu'en fonction de l'administration fiscale concernée, l'ensemble des documents peut être modifié.

Au cours du processus d'inscription, vous aurez peut-être besoin de documents tels qu'un contrat d'achat de caisse enregistreuse, un passeport EKLZ, un journal d'appels pour les spécialistes fournissant une assistance technique à la caisse enregistreuse. Mais, conformément à la lettre du Service fédéral des impôts de Russie du 31 juillet 2013 n° AS-4-2/13871, le contribuable peut refuser de fournir un passeport pour la version de l'équipement.

Attention! En cas de refus de tenir un journal de bord, la responsabilité du propriétaire de la caisse enregistreuse pourra être engagée conformément à l'art. 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie et art. 15.1 Code des infractions administratives de la Fédération de Russie.

Remplir et tenir le journal de caisse

Lors du processus de comptabilisation des espèces, un firmware obligatoire du journal est requis. Il est possible d'assembler les deux feuilles et le magazine entier. La checklist doit être signée par le responsable avec décodage obligatoire. Sur la dernière feuille du document doit figurer une mention indiquant le nombre de feuilles numérotées, lacées et signées ou scellées avec une inscription obligatoire sur la feuille de contrôle.

Lors du processus de remplissage, le caissier doit suivre les règles suivantes :

• Il est permis d'utiliser uniquement des couleurs d'encre foncées ;
• la chronologie des événements doit être prise en compte ;
• chaque ligne est destinée à un jour de caisse ;
• les informations à enregistrer doivent être extraites du rapport KKM Z ;
• le calcul indépendant du total du montant cumulé est inacceptable ;
• si 2 rapports ont été effectués pendant le quart de travail, alors les données doivent être enregistrées sur des lignes distinctes pour chaque rapport ;
• Les registres doivent être signés quotidiennement par le caissier et le gérant.
• La correction des données, les effacements ou les effacements d'enregistrements ne sont pas autorisés.

La page de titre, dont un échantillon et un exemple de remplissage peuvent être téléchargés en ligne, doit être remplie avant de soumettre le formulaire au Service fédéral des impôts. Des données sont saisies sur l'entreprise, la caisse enregistreuse (sur la base du passeport technique), le responsable, ainsi que la date de début et de fin de journalisation. Un accord de responsabilité financière doit être conclu entre le caissier et l'entreprise.

La première écriture du journal doit afficher le montant du chèque et l'acte de mise en service de l'appareil. Le montant de 1,11 roubles est choisi comme contrôle. Le solde à la fin de la journée devrait être le même. Lors du quart de travail suivant, le caissier doit réduire les reçus de la valeur de la somme de contrôle.

En remplissant les colonnes vous devez indiquer :

• date de modification;
• numéro de département ou de section (s'il n'y a pas de répartition, il n'est pas nécessaire de le remplir) ;
• des informations sur le caissier (s'il n'y a qu'un seul caissier en activité, alors une seule saisie de ses données est autorisée au début de la page, et dans les lignes suivantes, il est nécessaire d'utiliser les symboles « -//- ») ;
• numéro du rapport de mémoire fiscale ;
• ventes conformément aux données du compteur de contrôle (le remplissage est effectué par un employé du centre technique lors du transfert de l'appareil pour réparation ultérieure) ;
• données totales cumulées au début d'une nouvelle journée ;
• signature du caissier responsable ;
• signature de l'administrateur (caissier principal);
• informations sur le rapport Z en fin de journée ;
• revenu quotidien ;
• le montant des liquidités en caisse sur la base du rapport Z ;
• nombre de paiements avec rapprochement des documents ;
• le montant de tous les paiements par virement bancaire ;
• les espèces déposées à la caisse de l'organisation ;
• retour.

Pour saisir les signatures du caissier, de l'administrateur et du gérant, vous devez utiliser les colonnes 16, 17 et 18.

Remplacer par un nouveau et apporter des modifications

Si le magazine est expiré, il doit alors être « racheté » au bureau des impôts lors de l'enregistrement d'un nouveau. Un tel remplacement peut être effectué sur présentation d’une demande de renouvellement du journal par tout salarié de l’entreprise disposant d’une procuration au nom du gérant, certifiée par un notaire. Il est également important d'avoir avec vous un ancien magazine et une carte d'enregistrement KKM.

Les entrées dans le nouveau journal doivent continuer dans l'ordre de l'ancien. Le reste est transféré vers le nouveau document. Les journaux doivent être changés en fin d'année, mais ces exigences ne sont pas obligatoires.

Si des questions se posent, vous pouvez contacter le bureau des impôts ou l'administrateur, car il existe des cas où des gestionnaires ou des fiscalistes peuvent exprimer des souhaits concernant une question particulière concernant le remplissage. Il est important de se rappeler que la tenue d'un journal est une tâche responsable qui affecte l'intégrité des rapports.

Correction des erreurs

Toute entreprise doit observer une discipline de trésorerie, sinon le contrevenant s'expose à une responsabilité administrative. Corriger une erreur dans un document est autorisé, cependant, il est souvent plus facile de le remplir à nouveau que de corriger une saisie erronée.

Avec le journal de caisse, les choses sont un peu plus compliquées. Il doit être maintenu sur une longue période dans le strict respect de la chronologie, c'est pourquoi il ne sera pas possible de réécrire complètement le document. Néanmoins, des corrections sont autorisées sur la base de la résolution n° 132 du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 25 décembre 1998.

Si une erreur est détectée, elle doit être corrigée en utilisant l'une des méthodes suivantes :

• Si une erreur est découverte au cours de l'équipe en cours, l'entrée incorrecte est complètement barrée et une nouvelle est inscrite dans le journal sur la ligne suivante. Une inscription erronée doit être barrée d'une ligne afin qu'elle reste, le cas échéant, lisible.
• Si une erreur de longue date est découverte, le numéro incorrect doit être corrigé par le bon.

Il n'y a pas d'amende pour les corrections effectuées conformément à la procédure établie. Loi fédérale « sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ au paragraphe 8 de l'art. 10 exige, à côté de la correction, d'indiquer la date des modifications, ainsi que les coordonnées du responsable et sa signature. Seules les personnes responsables de la tenue du journal peuvent apporter des corrections.

Durée de conservation

Le journal du caissier-opérateur doit être conservé à proximité de l'endroit où la caisse enregistreuse est installée pendant toute la durée de vie de l'appareil. Le document doit être présenté aux inspecteurs à leur demande.

Le stockage des journaux des périodes passées est effectué par une organisation ou un entrepreneur individuel. La durée de conservation est d'au moins 5 ans.

Passé le délai imparti, le document doit être détruit. Conformément aux exigences de la loi, une commission spéciale doit être constituée à ces fins, qui attestera du fait de la destruction. Ensuite, le chef de l'organisation ou l'entrepreneur doit rédiger un acte que les membres de la commission certifieront par leurs signatures.

Que faire si vous possédez une caisse enregistreuse en ligne ?

Sur la base des règles en vigueur, tant les entreprises que les entrepreneurs individuels peuvent utiliser des équipements de caisse enregistreuse conformément à la nouvelle procédure, vers laquelle ils peuvent passer volontairement (caisses enregistreuses en ligne).

Le ministère des Finances de la Fédération de Russie, par lettre du 16 septembre 2016 n° 03-01-15/54413, explique que les contribuables qui sont passés aux caisses enregistreuses en ligne ne sont pas tenus d'utiliser les formulaires approuvés par la résolution du Service fédéral des statistiques de l'État de la Fédération de Russie n° 132, car cela n'est pas prévu par la loi fédérale du 22 mai 2003 n° 54-FZ « sur l'utilisation des équipements de caisse enregistreuse ».

Attention!

• En raison des changements fréquents de législation, les informations deviennent parfois obsolètes plus rapidement que nous ne pouvons les mettre à jour sur le site Internet.
• Chaque cas est très individuel et dépend de nombreux facteurs. Les informations de base ne garantissent pas une solution à vos problèmes spécifiques.