Понятие пересортицы знакомо каждому, кто связан с торговлей. Выявляется пересортица при инвентаризации товарных запасов. Причины её могут быть разными. В каких случаях возможно ее зачесть, как правильно оформить документы и составить сличительную ведомость. Эти вопросы подробно рассмотрим ниже.
Что такое пересортица товара
Пересортица товаров - это избыток одно вида товара при одновременном недостатке другого вида товара. При этом ТМЦ должны относится к одной категории. Например, по данным учета на остатках числятся 6 коробок риса Басмати и 4 риса Индика. При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 Басмати и 7 Индика. Наличие такой ситуации означает, что произошла пересортица.
Как возникает пересортица
По итогам инвентаризации выявлен излишек товаров одного сорта и недостаток другого. Почему такое происходит? Причин возникновения пересорта может быть несколько. К основным относятся:
- продукция была неправильно оприходована кладовщиком при поступлении;
- допущены ошибки при передаче товара со склада в торговый зал;
- недостаточный контроль над складским документооборотом;
- ошибочные действия кассира при отпуске товара покупателю;
- маркировка продукции произведена с нарушениями;
- халатные действия сотрудников.
Во всех оформляемых документах датой пересорта будет считаться день проведения инвентаризации и обнаружения ошибок. Установить реальную дату, когда товары перепутались, бывает сложно либо вовсе невозможно.
Как оформить пересортицу при инвентаризации
Во-первых, потребуется установить виновных сотрудников и получить от них объяснительные. Они оформляются в письменном виде и прикрепляются к протоколам инвентаризации. Если сотрудник признан виновным в возникновении путаницы товаров, сумма нанесенного ущерба возмещается им. Недостача удерживается из заработной платы либо вносится ответственным лицом в кассу организации.
Во-вторых, провести зачет пересортицы. Это возможно лишь при соблюдении определенных условий. Зачет может быть произведен только на основании приказа руководителя компании.
В-третьих, бухгалтер организации должен отразить выявленный факт пересорта в учете. Способов отражения несколько:
- пересортившиеся товары имеют одну цену, а значит общая сумма ТМЦ не изменилась. Тогда бухгалтер делает одну проводку. Производится зачет недостачи товара выявленными излишками.
- пересортившиеся товары имеют разную цену, при этом сумма излишка больше суммы недостачи. Тогда бухгалтер делает две проводки. Производится взаимозачет и разница относится на внереализационные доходы.
- пересортившиеся товары имеют разную цену, при этом сумма недостачи больше суммы излишка и виновные лица не установлены. Тогда бухгалтер делает четыре проводки. Производится взаимозачет, отражается оставшаяся сумма недостачи, на нее начисляется НДС. Производится списание недостающей суммы на внереализационные расходы.
- пересортившиеся товары имеют разную цену, при этом сумма недостачи больше суммы излишка и установлены виновные лица. Тогда бухгалтер делает пять проводок. Производится взаимозачет, отражается оставшаяся сумма недостачи, на нее начисляется НДС. Недостача списывается на виновного сотрудника и удерживается из его заработной платы.
В-четвертых, необходимо полученные в ходе инвентаризации результаты оформить документально. Данные о пересортице заносятся в сличительную ведомость. Помимо этого должен быть составлен акт о пересортице.
В каком случае можно зачесть пересорт
Отнесение излишков в счет недостатка не всегда возможно. Методические указания о проведении инвентаризации, утвержденные приказом Министерства финансов №49 от 13.06.95г. содержат исчерпывающий перечень случаев, при которых допускается произвести взаимозачет пересорта. Согласно приказу, зачет пересортицы при проведении инвентаризации допускается когда:
- пересорт обнаружен за один и тот же проверяемый период
- за выявленный излишек и недостаток отвечает один сотрудник
- пересорт выявлен среди продукции одной категории в идентичном количестве
Если хотя бы одно из перечисленных условий не соблюдается, производить зачет излишков и недостатков нельзя. В этом случае необходимо:
- произвести списание той продукции, по которой выявлена недостача
- произвести оприходование товара, по которому выявлены излишки
Объяснительная от ответственного лица
Лицами, материально-ответственными за возникновение пересортицы, могут быть признаны следующие сотрудники:
- кладовщик
- бухгалтер по товарам
- продавец-кассир
- заведующий складом
- грузчик
Сотрудник, признанный виновным в возникновении путаницы с товарами, обязан предоставить объяснительную записку. Это предусмотрено 193 статьей Трудового Кодекса России. Объяснение должно быть предоставлено ответственным лицом в течение двух рабочих дней. Документ оформляется в письменной виде на имя председателя инвентаризационной комиссии. Объяснительная относится к разряду кадровых документов. Она пишется в произвольной форме и от руки. Записка может быть составлена на фирменном бланке организации либо на обычном листе бумаги формата А4. Объяснительная должна содержать следующие данные:
- В шапке документа указывается кому предоставляется записка и от кого. При этом пишется не только ФИО, но и должность ответственного лица.
- Название указывается без кавычек и располагается по центру документа.
- В тексте объяснительной следует перечислить товары, по которым выявлена пересортица. Далее поясняется причина возникновения путаницы. Указываются принятые меры по недопущению подобных ситуаций в будущем. Ответственное лицо предлагает произвести взаимозачет выявленных излишек и недостатков товара.
- Ответственное лицо подтверждает достоверность изложенных в объяснительной сведений своей подписью. Также указывается дата составления документа.
Предложение и приказ о зачете пересортицы
Предложение о зачете пересортицы вносит председатель инвентаризационной комиссии. Предложение оформляется специальным документом. Его называют заключение о пересорте. Предложение передается на рассмотрение руководителю компании. Документ содержит следующие данные:
- сведения об инвентаризации;
- информация, по каким товарам и в каком количестве была обнаружена пересортица;
- причины возникновения путаницы в товарах, которые указаны в объяснительной записке.
Руководитель рассматривает внесенное предложение и принимает решение. Если решение положительное, от его имени выносится приказ о зачете пересортицы. В приказе должна содержаться следующая информация:
- дата проведения и номер приказа о проведении инвентаризации;
- количество выявленных излишков и недостатков товарно-материальных ценностей;
- причины возникновения пересорта;
- в случае выявления, данные о лицах, признанных виновными в возникновении пересортицы;
- распоряжение главному бухгалтеру произвести взаимозачет выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостатков;
- меры административного воздействия на ответственных лиц.
Фиксация в сличительной ведомости
После составления приказа о зачете пересорта, заполняется сличительная ведомость. Она содержит информацию о выявленных излишках и недостачах ТМЦ. Она имеет законодательно утвержденную форму — ИНВ-19. Ведомость составляется в 2 экземплярах. Один хранится с бухгалтерскими документами. Другой отдается ответственному лицу. Сличительная ведомость утверждается руководителем организации. Допускается составление документа в напечатанном и в написанном виде.
ИНВ-19 состоит из трех листов. На первом указываются данные об организации и материально-ответственных лицах. На втором и третьем — сведения о товарах, учетное и фактическое количество которых различается. Данные о ТМЦ представлены в виде таблицы. В конце документа указываются итоговые суммы расхождений по количеству и стоимости товаров. Сличительную ведомость заполняет бухгалтер. Документ подписывается составителем и материально-ответственными лицами.
Заключение
При проведении инвентаризации может быть выявлена пересортица ТМЦ. Это происходит вследствие невнимательности ответственных лиц. Для правильного документального оформления пересорта необходимо: получить объяснение от виновных, сформировать предложение и приказ о зачете, зафиксировать результаты в сличительной ведомости.
У нас есть готовое решение и оборудование для
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Читайте также
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее - Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее - Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
«Инсейлс» - Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП 771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее - «Инсейлс»), с одной стороны, и
«Пользователь» -
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация - это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс - .
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
ООО «Инсейлс Рус»
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
Пересорт товара - это случай одновременной недостачи и излишков товарно-материальных ценностей, которые имеют одно и то же наименование, но при этом относятся к различным сортам. Подобное часто происходит по ошибке кладовщиков торгового представителя или же сборщиков поставщика.
Как проявляется
Пример, демонстрирующий, что значит пересорт товара, выглядит следующим образом. По документам на складе должно оставаться муки высшего сорта 10 кг, и муки 1 сорта тоже 10 кг. Но при проверке было установлено, что на самом деле на складе осталось муки высшего сорта 9 кг, а муки 1 сорта - 11 кг. Если проанализировать итоги проверки, то можно сказать следующее:
- Проверялся остаток товара одного наименования - мука.
- Муки высшего сорта не хватает 1 кг. Такое положение относится к недостаче.
- Муки 1 сорта больше на 1 кг. Этот случай носит название излишков.
Следует отметить, что пересортицу можно выявить только тогда, когда на складе сохранились остатки товара одного наименования.
Законодательством не урегулированы действия работников в случае возникновения пересорта. В настоящее время это определяется Инструкцией по инвентаризации основных средств №69.
Как происходит
Причин возникновения пересортицы может быть несколько. Вот некоторые из них:
- Работа с персоналом на низком уровне. То есть он не обучается. К самостоятельной работе допускается непрофессиональный персонал.
- В период поступления товара кладовщик неправильно оприходовал товар.
- Были неправильно выписаны накладные документы при выдаче товара со склада.
- Слабый контроль над ведением делопроизводства на складе.
- Нарушение инструкций, определяющих порядок хранения и учёта материально-товарных ценностей на складе.
- Ошибки, допускаемые кассирами в торговых залах, при отпуске товара покупателям.
- Нарушение порядка маркировки продукции.
- Недобросовестное отношение к выполнению своих обязанностей работников, имеющих дело с материально-товарными ценностями.
- Имеются случаи злоупотреблений материально ответственных лиц.
- Документы оформлялись различными работниками. Так, приходный ордер может быть сделан начальником цеха, а накладную на отпуск со склада выписывает кладовщик. В эти документы может быть вписан товар одного наименования, но сорт указан другой или совсем не проставлен.
- Некачественное расследование возникшей пересортицы. Виновные не выявляются, и на них не накладываются взыскания.
Последствия
Руководители не всегда обращают внимание на наличие пересортицы, не вникают в причины её возникновения. Многие считают, что не может принести больших убытков или же перекроется излишками незначительный пересорт товара.
Это далеко не так! Дело в том, что такой подход порождает злоупотребление отдельными материально ответственными лицами. А с другой стороны, при большом товарном обороте пересортица может привести к значительным убыткам. Исходя из этого, руководителю предприятия следует организовать контроль над перемещением материалов, а также разработать мероприятия, снижающие её размер.
Какие же опасности таит в себе пересорт товара? Это событие может провоцировать следующие проблемы:
- появляется недостача некоторых товаров, которую невозможно перекрыть образовавшимися излишками;
- может возникнуть ситуация, которая приведёт к большим убыткам;
- возникает путаница в бухгалтерских документах, и, чтобы её устранить, необходимы дополнительные людские ресурсы;
- может нарушиться система заказа товара, потому что она будет основываться на искажённых данных об остатках;
- могут возникать недоразумения с покупателями.
В названной ситуации составляется соответствующий документ. Образец акта пересорта товара мы предлагаем в статье.
Меры предотвращения
Практика показывает, что пересортица обычно возникает на предприятиях, где не уделяется внимание стандартизации торговых процессов. В результате пересортица может существенно снизить финансовую стабильность фирмы.
Многие задаются вопросом, а как можно минимизировать возникновение пересортицы? На каждом предприятии разрабатываются свои мероприятия по недопущению этого события. Однако имеются и общие действия, выполнение которых приводит к минимизации пересорта. К ним относятся:
- Разработка местной нормативной документации, в которой отражаются правила учёта и выдачи материальных ценностей. Это могут быть различные технологические пособия, положения, должностные инструкции или стандарты.
- Организация действенного контроля над выполнением всей нормативной базы на складах, а также на других участках и цехах, в которых осуществляется товарооборот.
- Регулярное проведение разъяснительной работы с персоналом.
- Внедрение автоматизированных процессов приёма и выдачи товара на базе специальных систем компьютерных технологий. Для этого широко следует внедрять персональные АВМ.
- Привлечение для работы с автоматизированными системами учёта материальных ценностей специально обученного персонала. Желательно, чтобы для этих работ использовался только постоянный штат.
- Организация частых мини-проверок наличия остатков товара.
- Чаще проводить аттестацию сотрудников. Это способствует постоянному повышению их квалификации. Такие работники меньше допускают ошибок.
Таким образом, наличие пересортицы может привести к возникновению немалых проблем. Однако от неё полностью избавится невозможно. Как же следует учитывать и оформлять наличие пересортицы?
Как составляется акт о пересорте товара
Наличие пересортицы может быть выявлено в процессе приёма товара или во время инвентаризации. Если она была обнаружена при получении товара от поставщика, то материально ответственное лицо или комиссия, которая была организована на период приёма товара, составляет соответствующий документ.
Акт пересорта товара, бланк которого по унифицированной форме № М-7 носит название «Акт о приёме товара», должен утверждаться руководителем предприятия.
Если пересортица выявлена в период проведения инвентаризации, то специальная комиссия должна составить протокол, в котором отражаются все выявленные недостатки и излишки товара.
Перед тем как принять решение - зачесть или нет, необходимо установить природу появления недостачи. Если она образовалась не за счёт естественной убыли запасов, а за счёт материально ответственных, то следует установить, что это за лица.
После установки виновных в протоколе инвентаризационной комиссии описываются подробности того, как возник пересорт товара. Это значит, что с повинных в нем должны быть взяты объяснения, которые прилагаются к протоколу. Объяснения берутся как от материально ответственных лиц, так и, если это необходимо, от членов инвентаризационной комиссии.
Затем составленный протокол в течение пяти дней должен быть рассмотрен и утверждён руководителем предприятия.
Кроме составленного протокола, пересортицу следует обязательно отразить в бухгалтерских документах. В них делается зачёт как по излишкам, так и по недостаче товара. Такие проводки производятся по счёту 28. Если товар в излишке, то это фиксируется в дебетовой его части. Если в недостаче, то проводки делаются в кредитовой области счета.
Заключение
Таким образом, первичным документом, на основании которого итоги инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте, есть протокол заседания специальной комиссии. Этим документом устанавливаются причины пересортицы, виновные лица, определяются суммы недостач и излишков. К этому протоколу прилагаются все перечни товаров, объяснительные всех ответственных и расчёты стоимости недостающих материальных ценностей и излишков.
Инвентаризация в торговых организациях нередко выявляет пересортицу товаров - одновременный излишек и недостачу одного наименования, но разного сорта. Пересортица - напасть не только для работников склада, но и для бухгалтеров. О том, как решить подобную проблему, читайте в нашей статье.
Появление пересортицы возможно при нарушении порядка приемки и хранения товаров на складе и отсутствии надлежащего внутреннего контроля над движением товаров. Иногда причиной пересортицы является просто невнимательность материально ответственного лица, отпускающего товары.
Это страшное слово - инвентаризация
При проведении инвентаризации торговые организации руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 (далее - Методические указания по проведению инвентаризации). Обязательная инвентаризация проводится:
- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- при аудиторской проверке (Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Пересортица выявляется на основании Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3), где недостача товаров одного сорта отражается по одной строке описи, а излишек - по другой. Далее форма № ИНВ-3 передается в бухгалтерию торговой фирмы для составления Сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19), в которой для отражения пересортицы предусмотрены графы 18-23. Кроме того, сведения о пересортице товаров указываются и в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26).
Возможен ли зачет?
Допускается возможность зачета недостачи товаров излишками, если зачет проводится:
- за один и тот же период;
- в отношении одного и того же проверяемого лица;
- в отношении товаров одного наименования в равных количествах.
Решение о зачете недостачи излишками принимает руководитель торговой фирмы. Ему инвентаризационная комиссия представляет на рассмотрение предложения о регулировании расхождений фактического наличия товаров и данных бухгалтерского учета. Проверяемое материально ответственное лицо должно представить в инвентаризационную комиссию подробные объяснения о допущенной пересортице. Если после проведения зачета недостачи излишками по пересортице стоимость недостающих товаров превышает стоимость товаров, оказавшихся в излишке, разница в их стоимости относится на виновное лицо. Если виновные лица не установлены, то разницы рассматриваются как сверхнормативные товарные потери и списываются на издержки обращения торговой организации.
В отношении разницы в стоимости от пересортицы, не перекрывшей недостачу товаров, образовавшейся не по вине материально ответственного лица, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Рассмотрим порядок отражения зачета недостачи товаров излишками по пересортице на примерах.
Пример 1
Организация «А» торгует оптом мукой. Перед составлением годовой отчетности «А» провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 200 кг по цене 17,5 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,2 руб. Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик.
По решению руководителя организация «А» провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 150 кг. Бухгалтер организации «А» сделал следующие проводки:
- 3500 руб. - отражена недостача 200 кг муки высшего сорта (200 кг × 17,5 руб.);
- 1980 руб. - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта.
При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке, на 645 руб. = 150 кг × (17,5 руб. - 13,2 руб.). Так как в пересортице виноват кладовщик, то эта разница отнесена на виновное лицо. Кроме того, после проведения зачета в учете организации «А» продолжает числиться недостача муки высшего сорта в количестве 50 кг, балансовая стоимость которой составляет 50 кг × 17,5 руб. = 875 руб. После проведения зачета сумма недостачи, отраженная на счете 94 по муке высшего сорта, составила 1520 руб. = (645 + 875). Так как в пересортице товаров виноват кладовщик, то сумма недостачи взыскивается с виновного лица, который согласен с недостачей.
Налоговые органы при списании недостач требуют от налогоплательщика НДС восстанавливать сумму налога, ранее принятую к вычету. Отметим, что это мнение не бесспорно, поэтому при списании недостач организация должна решить самостоятельно, будет ли она восстанавливать сумму налога или нет. Предположим, что организация «А» приняла решение не восстанавливать сумму налога.
Дебет 73-2 Кредит 94
- 1520 руб. - сумма недостачи отнесена на виновное лицо.
В соответствии со статьей 246 Трудового кодекса размер ущерба, причиненного работодателю, определяется по фактическим потерям, исчисляемым из рыночной цены товара, действующей в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже балансовой стоимости имущества.
Рыночная цена муки высшего сорта на день причинения ущерба составляет 17,6 руб. Разница между балансовой стоимостью муки высшего сорта и ее рыночной ценой составляет 200 кг × (17,6 руб. - 17,5 руб.) = 20 руб.
Дебет 73-2 Кредит 98
- 20 руб. - разница между рыночной ценой муки и ее балансовой стоимостью также отнесена на виновное лицо;
Дебет 50 Кредит 73-2
- 1540 руб. - внесена в кассу организации задолженность по недостаче;
Дебет 98 Кредит 91-1
- 20 руб. - разница между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой признана прочим доходом организации.
Рассмотрим немного другую ситуацию.
Пример 2
Организация «А» торгует оптом мукой. Перед составлением годовой отчетности «А» провела инвентаризацию, в результате которой была выявлена недостача муки высшего сорта в количестве 100 кг по цене 17,5 руб. и излишек муки первого сорта в количестве 150 кг по цене 13,2 руб.
Цена муки соответствуют уровню рыночных цен.
Виновником допущенной пересортицы является материально ответственное лицо организации - кладовщик.
По решению руководителя организация «А» провела зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта в количестве 100 кг. Оставшийся излишек муки первого сорта принят организацией к учету. Бухгалтер организации «А» сделал следующие проводки:
Дебет 94 Кредит 41 субсчет «Мука высшего сорта»
- 1750 руб. - отражена недостача 100 кг муки высшего сорта (100 кг × 17,5 руб.);
Дебет 41 субсчет «Мука первого сорта» Кредит 94
- 1980 руб. - отражен излишек муки первого сорта в количестве 150 кг × 13,2 руб.;
Дебет 41 субсчет «Мука высшего сорта» Кредит 41 субсчет «Мука первого сорта»
- 1320 руб. - отражен зачет недостачи муки высшего сорта излишками муки первого сорта (100 кг × 13,2 руб.).
При зачете недостачи излишками по пересортице стоимость недостающей муки превышает стоимость муки, оказавшейся в излишке, на сумму 430 руб. = 100 кг × (17,5 руб. - 13,2 руб.). Сумма разницы отнесена на виновное лицо.
Дебет 73-2 Кредит 94
- 430 руб. - сумма недостачи по муке высшего сорта отнесена на виновное лицо.
Дебет 50 Кредит 73-2
- 430 руб. - внесена в кассу организации сумма задолженности.
Если бы рыночная цена муки первого сорта, сложившаяся на день причинения ущерба, составила большую величину, чем в условиях примера, то в учете организация «А» довела бы окончательный остаток муки первого сорта до рыночной стоимости с помощью следующей записи:
Дебет 41 субсчет «Мука первого сорта» Кредит 91-1
- на сумму разницы между балансовой стоимостью муки и ее рыночной ценой.
Обратите внимание
Товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи. Суммы недостач товаров списываются на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» по фактической себестоимости, которая складывается из договорной цены товара и доли транспортно-заготовительных расходов (далее - ТЗР), относящейся к данному товару (п. 29 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28 декабря 2002 г. № 119н). Поэтому если торговая организация не учитывает ТЗР в фактической себестоимости товаров, то к сумме недостачи, списываемой в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» со счета 41 «Товары», должна быть прибавлена и доля ТЗР, учтенная на счете 44 «Расходы на продажу». Порядок определения доли ТЗР, относящейся к недостающим товарам, определяется организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике организации.
В. Семенихин , руководитель «Экспертбюро Семенихина»
Источник материала -Неаккуратное ведение номенклатуры товаров в учетной системе магазина приводит к появлению излишков и недостач товаров, а также пересортицы. В бухгалтерском и налоговом учете выявленная в результате инвентаризации пересортица отражается по‑разному. О том, как грамотно это сделать и какие документы нужно будет оформить, расскажем в статье.
Прежде всего дадим определение пересортице. Под ней понимается появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16‑15/016379).
Причинами возникновения пересортицы могут быть как отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота, так и недостаточный внутренний контроль движения товаров и халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям.
Бухгалтерский учет
Нормативные документы по бухгалтерскому учету допускают взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (п. 5.3 Методических указаний по инвентаризации ). В частности, зачет может быть произведен за один и тот же проверяемый инвентаризационный период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах.
По понятным причинам зачету предшествует инвентаризация. Методическими указаниями по инвентаризации установлено, что, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих товаров выше стоимости товаров, оказавшихся в излишке, такая разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.
В то же время на предприятии торговли не всегда можно определить конкретного виновника пересортицы. В этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на издержки обращения.
Документальное оформление
Результаты инвентаризации, а также факт зачета пересортицы должны быть зафиксированы в первичных документах. Напомним, что в настоящее время организации не обязаны применять унифицированные формы первичных документов, то есть результаты инвентаризации могут быть отражены в документах, разработанных торговым предприятием самостоятельно. Как правило, при разработке таких документов за основу берутся все те же унифицированные формы.
Итак, результат инвентаризации оформляется инвентаризационной ведомостью. Если в ходе инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных, составляются сличительные ведомости, в которых отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.
При выявлении пересортицы материально ответственное лицо должно представить инвентаризационной комиссии подробные объяснения случившемуся (желательно в письменной форме). Если же виновное лицо не установлено, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Пример
В ходе проведения инвентаризации на складе торговой организации выявлены:
– излишек яблок сезонных в количестве 25 кг (стоимость – 35 руб. за кг);
– недостача яблок сорта «Айдаред» в количестве 20 кг (стоимость – 80 руб. за кг);
– излишек киви в количестве 3 кг (стоимость – 50 руб. за кг);
– недостача груши «Конференция» в количестве 10 кг (стоимость – 60 руб. за кг).
Что мы видим: по двум наименованиям фруктов (яблоки сезонные, киви) выявлены излишки, по стольким же (яблоки сорта «Айдаред», груши) – недостача. При этом по таким фруктам, как груши и киви, излишки с недостачей не зачитываются, поскольку зачет может быть осуществлен только в отношении ТМЦ одного и того же наименования. То есть бухгалтер должен отдельно оприходовать излишки киви и списать (на виновных лиц либо на расходы) недостачу груш. А вот пересортица яблок в бухгалтерском учете может быть зачтена.
Так, согласно сличительной ведомости на предприятии образовались излишек недорогих яблок в количестве 25 кг на сумму 875 руб. и недостача более дорогих яблок в размере 20 кг на сумму 1 600 руб. Зачет можно произвести только по меньшей из величин: 20 кг яблок по цене 35 руб. за кг. Для этих целей бухгалтер внутри одного синтетического счета (41 «Товары») делает проводку, указывая разную аналитику.
Кроме того, бухгалтеру необходимо будет:
– оприходовать излишек яблок сезонных в количестве 5 кг (25 ‑ 20) на сумму 175 руб. (5 кг х 35 руб.);
– списать за счет виновных лиц либо на расходы разницу в стоимости яблок в сумме 900 руб. (20 кг х (80 ‑ 35) руб.).
На счете 41 используется следующая аналитика:
– 41‑с – яблоки сезонные;
– 41‑а – яблоки сорта «Айдаред».
Недостача запасов в пределах предусмотренных норм естественной убыли определяется после зачета недостач запасов излишками по пересортице. В том случае, если после зачета по пересортице, произведенного в установленном порядке, все же оказалась недостача запасов, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию запасов, по которому определена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм (п. 30 Методических указаний по учету МПЗ ).
В настоящее время в отношении яблок действуют :
нормы естественной убыли овощей и плодов свежих при хранении и отпуске в кладовых предприятий общественного питания (разд. XLIV);
нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при кратковременном хранении на базах, складах разного типа в заготовительных пунктах (разд. XLVII);
нормы естественной убыли свежих картофеля, овощей и плодов при длительном хранении на базах и складах разного типа (разд. XLVIII);
нормы естественной убыли замороженных плодов, ягод и овощей при хранении (разд. XLIX).
Как видно из приведенного выше перечня, норм естественной убыли яблок на предприятиях розничной торговли не установлено, таким образом, вся образовавшаяся недостача должна быть либо взыскана с виновных лиц, либо (если таковые не определены) списана на расходы.
Налог на прибыль
В отличие от бухгалтерского учета, гл. 25 НК РФ не предусмотрена возможность взаимного зачета излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы (Письмо Минфина РФ от 01.12.2014 № 03‑03‑06/1/61228).
Доходы в виде стоимости излишков материально-производственных запасов, выявленных в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам (п. 20 ст. 250 НК РФ).
Убытки, полученные налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, в виде недостачи материальных ценностей на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц приравниваются к внереализационным расходам (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Стоит обратить внимание, в указанной норме уточняется, что факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.
Приведенная формулировка практически не дает шансов торговому предприятию учесть недостачу товаров, образовавшуюся в результате пересортицы, в целях налогообложения. В Письме Минфина РФ от 23.05.2016 № 03‑03‑06/1/29309 чиновники указали, что решение вопроса о взаимном зачете излишков и недостач по пересортице в налоговом учете возможно после внесения соответствующих изменений в Налоговый кодекс. А таковых пока не планируется.
Как часто бывает, арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Например, в Постановлении ФАС ВСО от 22.08.2012 по делу № А19-20632/2011 (Определением ВАС РФ от 19.12.2012 № ВАС-16243/12 отказано в передаче дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора) судьи поддержали налоговых инспекторов, указав, что учитывать пересортицу товаров в налоговом учете неправомерно. А в постановлениях АС МО от 08.08.2016 по делу № А40-164384/2015, ФАС ЦО от 11.09.2012 по делу № А14-5815/2011 в аналогичной ситуации арбитры пришли к противоположному выводу: общество правомерно произвело взаимный зачет излишков и недостач по пересортице, который, в свою очередь, привел к уточнению записей бухгалтерского учета.
Выявленная в результате инвентаризации пересортица товаров должна найти грамотное отражение в регистрах бухгалтерского и налогового учета. В первом случае алгоритм действия бухгалтера четко регламентирован: пересортица товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах может быть зачтена. Окончательные излишки (недостачи) товаров после проведения зачета отражаются в составе прочих доходов организации (относятся на виновных лиц либо списываются в расходы, связанные с производством и реализацией).
В налоговом учете ситуация неоднозначная. Согласно официальной позиции зачет излишков и недостач производить неправомерно. По мнению налоговиков и чиновников, торговое предприятие в описанном случае должно отразить в учете внереализационный доход и одновременно внереализационный расход (последний только в случае, если факт недостачи подтвержден документом, выданным уполномоченным органом государственной власти).
Существует и альтернативное мнение на этот счет (поддерживается некоторыми арбитражными судами), согласно которому зачет излишков и недостач производить можно и объемы зачтенной пересортицы не подлежат оприходованию в качестве окончательных излишков. По понятным причинам следование данной позиции связано с налоговыми рисками.
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.
Методические указания по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.
Приказ Минпромторга РФ от 01.03.2013 № 252 «Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в сфере торговли и общественного питания».